Software-ul de modelare a proceselor de afaceri este costisitor de achiziționat și necesită pregătire, timp și efort pentru implementare. Software-ul trebuie să servească organizației un număr de ani. Utilizarea software-ului va afecta procesul de afaceri al organizației. Este important ca organizațiile să își evalueze cu atenție nevoile tehnice, funcționale și de suport și să compare ofertele mai multor furnizori de software de modelare a proceselor de afaceri pentru a-l alege pe cel care oferă cea mai bună valoare.
O organizație ar putea dori mai întâi să înființeze o echipă de evaluare a software-ului proceselor de afaceri mici pentru a determina nevoile organizației și pentru a dezvolta o cerere de propunere (RFP). Echipa poate fi formată din conducere și angajați care au o gamă largă de experiență în domeniile care vor fi afectate de software. Un RFP produs de această echipă poate fi trimis la câțiva furnizori selectați care par capabili să îndeplinească cerințele organizației.
Echipa de evaluare va lua în considerare caracteristicile și funcționalitatea software-ului și le va compara cu nevoile organizației. Tipurile și formatele de modele produse vor fi importante. Abilitatea de a genera cod din modelele pentru dezvoltarea aplicațiilor software poate fi critică în unele situații. Dacă modelele de proces vor fi utilizate în dezvoltarea de software, modelele generate de noul sistem trebuie să fie compatibile. Alte caracteristici care pot fi evaluate includ raportarea, gestionarea documentelor, generatorii de formulare, motoarele de reguli de afaceri și gestionarea utilizatorilor.
Un server de procese de afaceri este o piesă specială de software care poate oferi posibilitatea de a utiliza modelele de proces în proiectarea fluxurilor de lucru. Tehnologia și oamenii interacționează cu fluxurile de lucru pentru a-și gestiona activitățile. Dacă această funcționalitate este necesară, aceasta poate afecta evaluarea software-ului.
În unele cazuri, software-ul de modelare trebuie să îndeplinească anumite standarde industriale, cum ar fi notația de modelare a proceselor de afaceri. Standardele informale pot încuraja anumite produse software de modelare a procesării de afaceri să fie bine acceptate în anumite industrii. Echipa de evaluare ar putea dori să ia în considerare software-ul care a fost implementat cu succes în industria sa.
Asistența software, atât în timpul implementării, cât și după instalare, poate fi o considerație vitală. Software-ul de modelare a proceselor de afaceri poate fi complex de implementat și întreținut. Echipa de evaluare va dori să determine dacă suportul furnizorului de software este adecvat pentru nevoile organizației.
Unele organizații vor putea folosi un anumit software așa cum este, în timp ce altele ar putea avea nevoie să-l personalizeze. Echipa de evaluare ar trebui să ia în considerare dacă personalizarea va fi necesară pentru a îndeplini cerințele organizației. Personalizarea se adaugă la cheltuieli în avans și se poate adăuga la costuri în viitor, atunci când faceți upgrade. În general, este mai puțin costisitor să evitați personalizarea software-ului.
Costul software-ului va fi un aspect important. Acest lucru ar trebui evaluat nu numai în ceea ce privește cheltuiala inițială, ci ar trebui să țină seama și de costul de proprietate pe durata de viață. Unii factori ai costului pe durata de viață pot include licențele de locuri, întreținerea, personalizările și reînnoirile anuale ale licenței.
Alegerea celui mai bun software de modelare a proceselor de afaceri poate ajuta organizația să-și îmbunătățească rentabilitatea investiției (ROI). Software-ul de modelare a proceselor de afaceri permite organizației să captureze și să mapeze procesul de afaceri curent. Atunci când este întreprinsă o inițiativă de reproiectare a procesului de afaceri, aceasta poate duce la optimizarea procesului de afaceri. Software-ul de modelare a proceselor de afaceri este o componentă cheie a managementului proceselor de afaceri, care încorporează, de asemenea, maparea proceselor de afaceri și monitorizarea proceselor de afaceri.