Un sistem de management al competențelor (CMS) este un instrument pe care multe companii și organizații îl folosesc pentru a determina și îmbunătăți nivelul de competență al unui angajat. Este de obicei o aplicație software sau bazată pe web, ceea ce face mai ușor și mai accesibil de utilizat. De asemenea, CMS poate oferi rezultate mai rapide și o analiză mai obiectivă a competenței unui angajat.
Un sistem modern de management al competențelor recunoaște unicitatea unui individ. Prin identificarea punctelor forte și a punctelor slabe ale unui angajat, acesta poate crea un program de învățare și formare personalizat pentru fiecare angajat. Nu numai că sistemul poate ajuta la prezentarea angajaților, dar poate ajuta și departamentul de resurse umane al unei companii să angajeze cei mai potriviti aplicanți. Când vine vorba de angajarea candidaților, o problemă majoră este „decalajul de competențe”, care se referă la disparitatea dintre abilitățile existente ale unui solicitant și abilitățile pe care le cere o anumită profesie. Folosind un test de evaluare, CMS determină decalajul de competențe și ajută la reducerea acestuia.
Companiile care utilizează un sistem de management al competențelor au, de asemenea, un avantaj suplimentar de a potrivi abilitățile și cunoștințele unui angajat cu o anumită poziție. De obicei, CMS-ul poate crea un profil al unui angajat care poate fi comparat cu un profil actual al postului, luând o decizie mai ușoară cu privire la care angajat este cel mai potrivit pentru post. Sistemul poate crea, de asemenea, „planificarea succesiunii”, care ajută o companie să determine candidații care merită cel mai mult o promovare sau cei calificați să treacă într-un alt post vacant.
Nu numai că analizează cunoștințele și nivelul de calificare al unui angajat, dar sistemul poate evalua și alte trăsături, cum ar fi inteligența emoțională (EQ). Companiile acordă adesea o valoare importantă modului în care angajații lor se asociază între ei pentru a crea un mediu de lucru ideal. Sistemul de management al competențelor poate fi folosit și pentru evaluarea personalităților și comportamentelor, deoarece acestea au un efect asupra creării de către un solicitant sau angajat a obiceiurilor de lucru și a metodelor de motivare.
Sistemul poate fi creat într-un mod mai convențional cu documente și teste pe hârtie, dar varianta computerizată poate fi mai convenabilă. Baza de date computerizată poate fi actualizată mai rapid dacă, de exemplu, profilul unui angajat se modifică sau compania impune o nouă politică. De asemenea, poate consuma mai puțin timp și spațiu în depunerea documentelor. Un sistem de management al competențelor creează, de asemenea, o atmosferă de transparență, în care atât angajatorii, cât și angajații pot accesa informații relevante unul despre celălalt și despre companie în ansamblu.