O companie poate avea nevoie de o flotă mare de vehicule, dar poate fi dificil să mențină acea flotă. Aceasta este funcția principală a unui sistem de management al flotei, care preia vehiculele companiei și le organizează pentru a oferi abilități de urmărire a vehiculelor companiei, programe de întreținere și alte necesități de bază ale flotei. Sistemele de management al flotei pot furniza și vehiculele companiei dacă compania nu dorește să le cumpere pe ale sale.
Cea mai importantă fațetă a unui sistem de management al flotei este urmărirea vehiculelor. Aceste sisteme urmăresc locația reală a vehiculului, economia de combustibil, viteza medie și ora estimată de sosire (ETA). Ei știu și ce angajat al companiei are vehiculul, când și uneori de ce; asigurarea că un vehicul este disponibil atunci când un angajat are nevoie de unul este o altă funcție cheie. Aceste informații sunt compilate și analizate de sistemul de management al flotei, care apoi poate face sugestii despre cum să îmbunătățiți eficiența sau economia de combustibil. Acest sistem poate urmări și un vehicul dacă este furat, dar poate fi folosit și ca GPS pentru a urmări șoferul.
Sistemele de management al flotei sunt uneori responsabile pentru programarea și aprobarea combustibilului vehiculului, întreținerea și reparațiile pe baza bugetului companiei. Aceste companii emit un card mic sau o broșură cu o listă de întreținere programată și reparații aprobate. De obicei, aceste sisteme de management al flotei vor avea o sumă stabilită în dolari pentru reparații care este pre-aprobată și nu necesită nicio autorizație. Un sistem de management al flotei poate emite, de asemenea, un card de credit pe care angajații să-l folosească pentru achiziționarea de combustibil de la furnizorii aprobați.
În timp, toate vehiculele se depreciază. O parte din responsabilitățile sistemului de management al flotei includ calcularea acestei deprecieri de-a lungul anului și determinarea când este timpul să curățați vehiculul respectiv din flotă. Sistemele de gestionare a flotei au adesea legături cu producătorii de automobile pentru a comercializa vehiculele parcului și pentru a adăuga vehicule noi la flotă la un tarif redus; de asemenea, pot oferi finanțare pentru vehicule pentru companie.
În companiile în care conducerea este parte a sarcinii zilnice, mulți angajați sunt rambursați pentru călătoria lor la o rată pe milă. Sistemul de management al flotei devine responsabil pentru urmărirea acestui kilometraj. Acest lucru elimină nevoia ca angajatul să-și facă griji că o companie își scurtează kilometrajul din cauza unei înregistrări ratate într-un jurnal de bord. Aceasta ține, de asemenea, evidența milelor parcurse pe an pentru a ajuta la calcularea deprecierii vehiculului.
Sistemul de management al flotei urmărește adesea aceste vehicule printr-un computer special instalat în vehicul. Acest computer se conectează la calculatoarele de gestionare a flotei prin comunicație prin satelit și transmite toate informațiile relevante. Utilizarea corectă a informațiilor furnizate sistemului de management al flotei va ajuta compania să economisească bani și să eficientizeze gestionarea flotei mari de vehicule.