Software-ul de asamblare a documentelor este un alt termen pentru un program care poate fi folosit pentru a crea documente de formular de mai multe ori. De exemplu, cineva care utilizează în mod regulat o scrisoare comercială sau un contract standard poate crea documente personalizate fără a fi nevoie să introducă aceleași informații generale de mai multe ori. Acest software este folosit în mod obișnuit în cabinetele de avocatură, dar poate fi folosit și pentru a produce multe alte tipuri de documente. De exemplu, mulți profesioniști din industrii precum vânzările, asigurările și serviciile bancare profită de acest software pentru a crea contracte și alte documente personalizate. Formularele medicale și guvernamentale sunt exemple suplimentare de articole care pot fi generate folosind aceste programe software.
Există multe tipuri de pachete software de asamblare a documentelor disponibile, precum și mai multe aplicații bazate pe web. Unele sunt mai potrivite pentru utilizare în special în firmele de avocatură, dar alte programe pot fi utilizate de aproape orice tip de birou. Mai mult, majoritatea companiilor nu trebuie neapărat să achiziționeze o anumită marcă de software, în funcție de domeniul lor de specializare. Multe programe au capacitatea de a produce diverse tipuri de documente profesionale.
Pentru a crea un articol nou, utilizatorul răspunde de obicei la o serie de întrebări puse de programul software. Informațiile introduse sunt apoi folosite pentru a genera un formular personalizat cu toate datele relevante incluse. Este, în general, mai avansat decât un șablon standard. Mai degrabă, programul este oarecum intuitiv deoarece salvează anumite date și le conectează în locurile potrivite, chiar și în documentele care sunt create ulterior.
Există mai multe beneficii percepute în utilizarea software-ului de asamblare a documentelor. Una este că poate ajuta la economisirea timpului și la promovarea eficienței. Utilizatorii pot evita crearea unui document de la zero de fiecare dată când au nevoie de unul nou. Un alt avantaj potențial pentru birouri este uniformitatea, astfel încât toți angajații pot folosi același document în loc să-și creeze propriul document. Instrumentele software ca acesta pot menține informațiile importante la zi prin actualizarea continuă a datelor relevante din mai multe surse, contribuind astfel la reducerea riscului de malpraxis.
Pe de altă parte, unii oameni ar putea simți că există dezavantaje în utilizarea software-ului de asamblare a documentelor. S-ar putea să fie obișnuiți să-și creeze propriile documente și, prin urmare, să reziste la utilizarea conținutului limitat găsit în aceste noi șabloane. Acest tip de instrument software ar putea dura, de asemenea, un timp pentru a învăța cum să folosească eficient, necesitând o investiție inițială de timp personalului în avans.
Diferite versiuni ale acestor pachete software sunt disponibile în magazinele de articole de birou și de la comercianții cu amănuntul online. De asemenea, unele organizații de membru, cum ar fi Academia Americană de Avocați pentru Planificarea Imobiliară (AAEPA), oferă pachete software de asamblare a documentelor exclusiv membrilor lor. Dacă o companie preferă să folosească una dintre aplicațiile bazate pe web, pot fi găsite mai multe opțiuni prin cercetarea online.