Companiile sunt sfătuite să scrie o scrisoare de respingere a solicitantului de locuri de muncă tuturor candidaților pe care nu îi angajează. Scopul scrisorii este de a informa solicitantul asupra circumstanțelor, de a arăta apreciere și de a menține o relație bună cu solicitantul. Cel puțin, scrisoarea de respingere a solicitantului de locuri de muncă trebuie să includă:
O declarație conform căreia solicitantul nu a primit postul.
O expresie de apreciere pentru aplicație și orice interviuri.
Cele mai bune urări solicitantului în căutarea continuă a unui loc de muncă sau dezvoltarea profesională.
Scrisorile pot conține, de asemenea, încurajarea de a aplica din nou, o solicitare de a aplica la un alt loc de muncă actual și detalii personale despre lucrurile pe care intervievatorii le-au apreciat despre solicitant.
Majoritatea scrisorilor sunt scrise într-un stil de afaceri formal. Prima sau două propoziții sunt dedicate informării solicitantului că a fost angajat altcineva și oferirii unui motiv vag pentru aceasta. „Din păcate, suntem în măsură să vă oferim un loc de muncă în acest moment, datorită numărului mare de candidați calificați”, sau o permutare a acestei propoziții este suficientă.
Următoarele două propoziții ar trebui să-i mulțumească solicitantului pentru că a trecut prin procesul de aplicare/interviu. Ei pot fi, de asemenea, îndrumați personal, astfel încât compania să-și arate recunoștința pentru că a întâlnit solicitantul. O propoziție de genul: „Ne-am bucurat să vă cunoaștem și ne-am bucurat să auzim ideile dumneavoastră despre cum v-ați potrivi cu corporația noastră”, este potrivită dacă asta s-a întâmplat. Mulți experți în afaceri consideră că declarația din această parte a scrisorii de respingere a solicitantului de locuri de muncă ar trebui să fie ușor personalizată și să exprime o oarecare apreciere pentru o apariție reală în timpul interviului, pentru a atenua respingerea și a o face personală și complementară.
Ultimul detaliu esențial este o urare de succes a solicitantului în viitor. Acest lucru poate fi exprimat printr-o afirmație simplă de genul: „Vă dorim succes continuu în profesia dumneavoastră (căutarea unui loc de muncă, carieră etc.).” Scrisoarea de respingere a solicitantului de locuri de muncă ar trebui apoi să se închidă cu o semnătură oficială.
Între exprimarea aprecierii și dorința de succes, scrisorile ar putea include invitații de a aplica la alte locuri de muncă actuale sau de a aplica pentru locuri de muncă în viitor. Aceste invitații sunt un motiv pentru a personaliza toate scrisorile și nu a trimite un formular. Unele companii nu acceptă solicitantul să aplice din nou dacă interviurile au fost proaste sau nefavorabile, dar este posibil să le fi plăcut foarte mult unii candidați și să nu le poată oferi de lucru. Este recomandat, dacă există un al doilea post deschis, angajatorul să spună acest lucru nu doar într-o scrisoare, ci și într-un apel telefonic.
Companiile ar trebui să evite potențialele capcane atunci când scriu o scrisoare de respingere a solicitantului de locuri de muncă. Ei nu ar trebui să comenteze persoana/persoanele angajate sau calitățile specifice care au făcut ca acea persoană să fie o alegere mai bună. Aici constă potențialul de procese în justiție privind practicile de angajare neloiale. Comentarea negativă cu privire la performanța solicitantului este, de asemenea, prost sfătuită. Amintiți-vă de obiectivul la îndemână; informează, mulțumește, urează bine și lasă o impresie bună.