Există cinci roluri într-o echipă de achiziții: cumpărător, ofițer de achiziții, manager de achiziții, director și analist de achiziții. Achiziția este un alt termen pentru achiziție și este folosit pentru a descrie activitățile legate de achiziționarea de materiale și consumabile pentru funcționarea unei afaceri sau a unei alte organizații. Toți membrii unei echipe de achiziții oferă servicii și abilități esențiale necesare pentru a îndeplini în mod eficient cerințele unei organizații mari.
Pentru a se califica pentru a deveni membru al echipei de achiziții, toți candidații trebuie să finalizeze o diplomă de facultate minimă în afaceri sau achiziții. Personalul profesionist de achiziții este obligat să finalizeze o diplomă de licență sau o diplomă de patru ani de la o universitate acreditată. În plus față de această cerință, majoritatea angajatorilor vor cere candidaților să fi obținut o desemnare profesională ca Certified Procurement Professional (CPP). Personalul de conducere are adesea un master în administrarea afacerilor sau un certificat postuniversitar în achiziții.
În cadrul echipei de achiziții, cumpărătorul este o poziție entry-level. Ofițerul de achiziții și analistul sunt posturi profesionale, dar de obicei nu au responsabilități de supraveghere. Managerul de achiziții este obligat să îndeplinească responsabilitățile de supraveghere și de conducere. Directorul de achiziții stabilește direcția strategică și este implicat în negocieri de mare valoare.
Responsabilitățile echipei de achiziții sunt de obicei împărțite în două aspecte: valoarea mărfii și valoarea dolarului. Marfa este un termen folosit pentru a descrie un anumit grup de produse sau servicii. Nivelul de autorizare este strâns legat de nivelul de studii și de poziția în structura organizatorică.
De exemplu, unui cumpărător dintr-o brutărie i se pot atribui toate produsele uscate, iar altui cumpărător toate materialele de ambalare. El sau ea este responsabil pentru selectarea unui furnizor potrivit dintr-o listă aprobată și emiterea unei comenzi de cumpărare. Ofițerul de achiziții este responsabil pentru emiterea cererii de propuneri (RFP) și revizuirea depunerilor pentru a selecta furnizorul sau furnizorii aprobați pentru lista cumpărătorilor.
Managerul de achiziții este responsabil pentru supravegherea activității cumpărătorilor și a ofițerilor de achiziții. Orice RFP peste o valoare predeterminată în dolari sunt gestionate de managerul de achiziții. Această separare este indiferent de tipul de marfă.
Analiza achizițiilor este în primul rând o poziție în tehnologia informației. Această persoană este responsabilă pentru crearea de rapoarte pentru a urmări activitatea de cheltuieli în raport cu contractele și cheltuielile necontractate și pentru a asigura conformitatea cu politicile. Formarea suplimentară în statistică, managementul datelor și abilități conexe este adesea necesară în acest rol.
Directorul de achiziții selectează direcția pe termen lung pentru departament și participă la negocierile contractuale de nivel înalt. De exemplu, multe companii se îndreaptă către sisteme electronice de achiziții ca metodă de reducere a costurilor. Schimbările structurale, procedurale și de politică necesare pentru această schimbare sunt gestionate de directorul de achiziții.