Un administrator de achiziții supraveghează procesul de obținere a serviciilor de la un furnizor, precum și gestionarea personalului de achiziții și achiziții. Rolul acestui profesionist presupune cunoasterea procedurilor de achizitie de servicii si bunuri pentru o companie. Companiile caută adesea modalități de a achiziționa bunuri la un preț competitiv și este sarcina administratorului de achiziții să supravegheze procesele implicate în realizarea acestor achiziții.
Administratorul dintr-un departament de achiziții este responsabil de gestionarea operațiunilor zilnice ale diviziei de achiziții și achiziții a unei companii. El sau ea este responsabil cu supravegherea personalului, precum și cu revizuirea acordurilor contractuale. Administratorul analizează, de asemenea, cerințele de achiziție pentru contracte atunci când compania solicită bunuri și servicii de la furnizori. Există ocazii când departamentul de achiziții va revizui calificările furnizorilor pentru a se asigura că este utilizat cel mai bun și mai de încredere serviciu disponibil.
În majoritatea companiilor, administratorul de achiziții raportează direct unui manager superior. Administratorul trebuie să ia în considerare statutul fiscal și capacitățile companiei atunci când obține contracte de bunuri și servicii. El sau ea este, de asemenea, adesea responsabil pentru desfășurarea întâlnirilor privind angajarea de personal nou, problemele de personal și nevoile tehnice ale diviziei de achiziții sau achiziții. Administratorii pot, de asemenea, să atribuie, să supravegheze și să revizuiască activitatea personalului operațiunilor de achiziții.
Administratorul de achiziții se poate întâlni în mod regulat cu conducerea superioară pentru a-i ține la curent cu orice modificări în procesul de achiziții. Administratorii pot oferi, de asemenea, instruire și instruire personalului de achiziții, precum și cumpărători și vânzători care vizitează. De asemenea, aceștia pot revizui ofertele pentru servicii și contracte pentru a se asigura că respectivele oferte sunt în conformitate cu politicile actuale de achiziții.
Abilitățile analitice sunt importante pentru un administrator de achiziții și poate fi necesar să revizuiască rapid contractele pentru a identifica orice probleme care pot apărea. Administratorii trebuie să aibă, de asemenea, capacitatea de a utiliza eficient aplicațiile informatice și să aibă o înțelegere aprofundată a sistemului informațional de achiziții utilizat de companie. Sistemele de informații privind achizițiile sunt adesea folosite pentru a crea rapoarte detaliate de achiziție.
Administratorul de achiziții efectuează și analize de costuri și lucrează cu bugetele de achiziții ale companiei. Bugetarea este o componentă critică a unui proces eficient de achiziții și a managementului unei companii în ansamblu. Administratorul trebuie să utilizeze abilități eficiente de comunicare și să poată demonstra un nivel ridicat de cunoaștere a contractului și a procesului de achiziție.