Un angajat confidențial este orice persoană angajată într-o anumită companie, căreia i se acordă acces la informații de proprietate privind relațiile angajatorului cu alți angajați ai firmei. Originea termenului se găsește în legile statului California din Statele Unite ale Americii, în special în Legea privind relațiile angajator-angajați în învățământul superior, sau HEERA, care a fost adoptată în 1984. Deși nu este angajat în fiecare cultură de afaceri, există de obicei angajații din orice companie care se potrivesc profilului de bază al unui angajat confidențial, cei angajați cu capacități de resurse umane fiind unul dintre cele mai evidente exemple.
Responsabilitățile unui angajat confidențial implică de obicei accesul la informații care nu sunt puse la dispoziția angajaților în general. De exemplu, asistentul administrativ al unui șef de departament poate avea informații despre supervizorii care raportează acelui șef de departament, care nu sunt partajate cu alte departamente sau chiar cu alți angajați din același departament. În mod similar, unui manager de proiect i se poate oferi acces la date despre angajații selectați pentru a participa în echipa de proiect, care altfel ar rămâne exclusiv în posesia departamentului de resurse umane. Domeniul de aplicare al datelor partajate este adesea legat de locul de muncă, deși în unele țări informațiile pot fi, de asemenea, de natură personală, mai ales atunci când securitatea este o problemă.
Orice date care sunt furnizate unui angajat confidențial sunt considerate a fi pe baza necesității de a cunoaște. Utilizarea informațiilor este adesea limitată la sarcini specifice, cu instrucțiuni pentru a partaja datele doar cu alții care au nevoie de informații pentru a finaliza cu succes sarcinile care le sunt atribuite. Un angajat confidențial este probabil să știe multe despre fuziuni în așteptare sau despre alte evenimente cheie din viața companiei înainte ca alți angajați să fie informați despre aceste activități și este de așteptat să păstreze tăcerea până când proprietarii aleg să facă un anunț public.
Una dintre cele mai importante calități pe care trebuie să le posede orice angajat confidențial este capacitatea de a gestiona informațiile deținute în mod discret și în conformitate cu politicile companiei. Aceasta înseamnă că informațiile obținute despre un membru al forței de muncă nu sunt partajate cu nimeni altcineva care nu are nevoie de acele informații pentru a-și îndeplini sarcinile. Neprotecția vieții private a angajaților este considerată o încălcare a confidențialității și poate duce la concedierea imediată. În funcție de legile aplicabile care se aplică într-o anumită națiune sau altă jurisdicție, angajatul care a împărtășit informațiile deținute persoanelor neautorizate poate fi, de asemenea, supus unei acțiuni penale sau civile ca urmare a acestei încălcări.