Externalizarea salariilor este o practică de afaceri care implică contractarea cu un serviciu de afaceri pentru a se ocupa de toate funcțiile legate de statul de plată al unei companii. Utilizarea unui serviciu de outsourcing face posibilă gestionarea procesului de salarizare fără a fi nevoie de a menține un departament mare de salarizare. Furnizorii de servicii de salarizare gestionează funcții atât de diverse, cum ar fi calcularea salariilor și a salariului, reținerea impozitelor, distribuirea fondurilor reținute către agențiile guvernamentale competente și depunerea directă a salariului net în conturile bancare ale angajaților.
Există multe motive pentru care o companie poate alege să opteze pentru o opțiune de externalizare a salarizării. Cel mai obișnuit este să economisești timp și bani în gestionarea sarcinilor financiare asociate cu statul de plată. Prin contractarea cu un furnizor extern, este posibilă limitarea echipei de salarizare la una sau două persoane din cadrul companiei. Adesea, aceste două persoane desemnate sunt autorizate să furnizeze date de bază serviciului de salarizare, care apoi se ocupă de restul detaliilor. Drept urmare, nu este nevoie ca nimeni să petreacă cea mai mare parte a săptămânii de lucru calculând salariile pe oră, impozitele și se ocupă de diferite tipuri de probleme de reținere la sursă.
Deoarece majoritatea serviciilor de outsourcing de salarizare oferă opțiunea de tăiere a cecurilor sau depunere directă, este posibil ca fiecare angajat să aleagă ce format preferă. Când se selectează cecurile, acestea sunt de obicei trimise prin curier către client, care apoi le distribuie angajaților. În situațiile în care este selectată opțiunea de depunere directă, angajații descoperă adesea că banii lor sunt creditați în contul lor cu o seară înainte de data lor reală de plată sau devreme la data standard de plată.
Un alt avantaj al folosirii unui serviciu de externalizare a salarizării este că angajatorul nu trebuie să țină pasul cu modificările reglementărilor care afectează calcularea impozitelor. Deoarece serviciul de externalizare își actualizează în mod constant informațiile pentru a se conforma cu legile în vigoare, angajatorul nu trebuie niciodată să-și facă griji cu privire la perceperea unor taxe de întârziere și alte penalități, din cauza unui calcul necorespunzător al impozitelor datorate. Numai acest beneficiu poate economisi o mare corporație o sumă semnificativă de bani pe parcursul unui an.
De asemenea, externalizarea salariilor împiedică angajatorul să facă față problemelor tehnologice. Deoarece statul de plată este procesat în afara locației, nu este niciodată nevoie să actualizați software-ul de salarizare sau să cheltuiți timp și bani pe probleme de program sau hardware sau pentru oricare dintre problemele de sistem care pot apărea și încetini procesul de salarizare. Drept urmare, angajații sunt plătiți în mod constant la timp și rămân fericiți.
În timp ce externalizarea salariilor înseamnă a suporta o altă cheltuială de afaceri în mod regulat, chiar și întreprinderile mici constată adesea că utilizarea acestui tip de serviciu economisește timp și bani în fiecare lună. Majoritatea furnizorilor de outsourcing vor oferi mai multe planuri diferite de salarizare care sunt probabil ideale pentru afaceri de diferite dimensiuni. În ceea ce privește comoditatea, păstrarea înregistrărilor de salarizare la zi și menținerea exactă a reținerii, este logic să optați pentru un serviciu de externalizare a salariilor.