Fiecare angajator, mare sau mic, trebuie să asigure plata periodică a salariilor, comisiilor și salariilor către angajații săi. Un loc de muncă complex în Statele Unite, pregătirea salariilor unei întreprinderi constă într-un număr de sarcini diferite, inclusiv verificarea compensației datorate angajaților, calcularea impozitelor pe venit și pe salarii care trebuie reținute din salariu și calcularea altor sume care trebuie reținute. . Deși aparent este o sarcină banală, cu elementele de bază care rămân neschimbate de la o săptămână la alta, pregătirea salariilor este un element absolut esențial pentru succesul oricărei afaceri, deoarece problemele legate de salarizare duc la o scădere dramatică a moralului angajaților.
Primul element al pregătirii corecte a salariilor este determinarea cât trebuie plătit fiecare angajat. Angajații salariați sunt cei mai ușor de plătit, deoarece primesc aceeași sumă în fiecare săptămână. Angajații orar înregistrează, în general, ora la care încep și termină munca pe un sistem de cronometrare, iar aceste înregistrări sunt folosite pentru a-și calcula salariul. Un factor de complicare în calculul salariului pe oră este orele suplimentare, plătite doar angajaților orar, dar cu o rată mai mare decât salariul lor obișnuit. Angajații comisionați sunt plătiți de obicei pe baza vânzărilor lor, ceea ce necesită ca cifrele relevante de vânzări pentru fiecare agent de vânzări să fie furnizate departamentului de salarizare în timp util. Calculele comisioanelor pot fi complicate atunci când agenții de vânzări lucrează împreună la o vânzare și împart comisionul, precum și prin diferite rate ale comisiilor pentru diferite produse.
Unii angajatori fac, de asemenea, completări la salariul angajaților lor, sub formă de bonusuri, plăți de concediu, plăți de concediu și plăți de boală, care sunt impozabile, și rambursarea cheltuielilor de afaceri, care în general nu sunt impozabile. Alte ajustări ale salariului angajaților care ar putea fi procesate prin intermediul unui stat de plată sunt rambursarea cheltuielilor de mutare și plata indemnizațiilor pentru mașină și benzină. Există, de asemenea, diferite aranjamente pentru a regulariza compensarea vânzătorilor comisionați, pentru a-i ajuta să facă față extremelor de salarizare periodică mare și scăzută care caracterizează compensarea vânzătorilor comisionați.
Odată constatat venitul fiecărui angajat, trebuie calculate reținerile și deducerile. Taxele pe salarii pentru securitatea socială, Medicare, șomaj, invaliditate și compensarea lucrătorilor trebuie reținute din fiecare plată care face obiectul cerințelor și limitelor legale, iar impozitele pe venit trebuie reținute din plata tuturor angajaților a căror plată depășește un prag legal. De asemenea, trebuie calculate deduceri voluntare, cum ar fi primele de asigurări de sănătate, contribuțiile la conturile de economii pentru pensii, conturile de cheltuieli flexibile și alte elemente. Un element important al pregătirii salariilor este acela de a determina care ajustări, fie deduceri sau adăugări, au loc înainte de calcularea și reținerea impozitului pe venit și care au loc ulterior. O eroare în a face această determinare ar putea duce la consecințe fiscale supărătoare pentru angajat.
Odată ce statul de plată a fost complet pregătit, acesta trebuie procesat. Procesarea și producția de salarizare a devenit un proces extrem de automatizat în Statele Unite, cu multe state de plată procesate de contractori terți. Indiferent dacă este realizat intern sau de către un contractant terț, procesul generează cecuri de plată individuale pe hârtie, precum și depuneri directe în conturile bancare ale angajaților. În plus, pregătirea salariilor include crearea de situații detaliate și rezumative pentru depunerea sumelor necesare pentru acoperirea cecurilor și depozitelor directe, precum și pentru plățile fiscale și alte plăți către agențiile guvernamentale sau transportatorii de asigurări corespunzători. Cei responsabili cu pregătirea salariilor trebuie să furnizeze aceste informații departamentului de finanțe sau de conturi de plăți al angajatorului, a cărui sarcină este să se asigure că fondurile pentru plata angajaților sunt disponibile și depuse corespunzător. Prelucrarea unui statul de plată include și acumularea datelor necesare pentru situațiile financiare periodice ale companiei și pentru întocmirea declarațiilor fiscale de sfârșit de an ale angajaților. Fiecare stat de plată este unic și trebuie să fie pregătit în mod corespunzător și temeinic înainte de a putea fi procesat, fie intern, fie de către o terță parte.