Un asistent administrativ de nivel de intrare este un profesionist care asistă în responsabilitățile de bază ale administrației biroului. Un asistent administrativ de nivel de intrare este de obicei unul dintre cel puțin doi profesioniști administrativi dintr-un birou și se ocupă de o mare parte a sarcinilor administrative care ar putea fi altfel planificate și coordonate de un profesionist administrativ superior. Acest asistent poate servi, de asemenea, ca recepționer al organizației, salutând vizitatorii și recepționând apelurile primite, precum și ca reprezentant al serviciului pentru clienți sau funcționar de introducere a datelor, oferind suport administrativ de bază pentru organizație.
Atunci când majoritatea anunțurilor de locuri de muncă se referă la responsabilități administrative de bază sau de nivel de intrare, ele includ, în general, sarcini precum deschiderea și distribuirea corespondenței, tipărirea, colecționarea și copierea documentelor, arhivare și tastare. Un asistent administrativ la nivel de intrare este, de obicei, membrul personalului responsabil cu procurarea băuturilor răcoritoare pentru întâlniri, care poate include comandarea și ridicarea prânzului sau prepararea cafelei și a ceaiului. Efectuarea de comisioane, ridicarea rechizitelor de birou și alte responsabilități de tip stagiar pot face, de asemenea, parte dintr-o poziție de asistent administrativ la nivel de intrare.
Una dintre funcțiile principale ale unui asistent administrativ de nivel de intrare este de a oferi sprijin altor profesioniști administrativi din cadrul unui birou, cum ar fi managerii de birou, asistenții administrativi superiori sau asistenții executivi. Acest lucru ar putea însemna asistență la inventarierea rechizitelor de birou și plasarea comenzilor de aprovizionare, asistarea cu planificarea și coordonarea evenimentelor pentru funcții speciale și pregătirea documentelor sau pachetelor speciale ale companiei. În timp ce profesionistul administrativ mai înalt este responsabil de luarea deciziilor și de conținutul materialelor administrative, el sau ea va delega adesea pregătirea materialelor unui asistent administrativ de nivel inițial.
Titlul de asistent administrativ entry-level poate fi, de asemenea, folosit ca termen mai larg pentru a descrie posturi precum recepționer, reprezentant al serviciului pentru clienți, grefier de dosare sau funcționar de introducere a datelor, dacă postul necesită un nivel scăzut de pregătire și abilități specializate. Deși majoritatea posturilor de nivel de intrare nu necesită multă experiență sau pregătire profesională anterioară, natura competitivă a căutării de locuri de muncă poate însemna că cineva care are acele calificări ar putea avea un avantaj competitiv în asigurarea unui loc de muncă de asistent administrativ la nivel de intrare. Titlul entry-level implică, de asemenea, spațiu pentru creștere în cadrul organizației, cum ar fi promovarea într-o poziție administrativă mai înaltă.