Planificarea unei conferințe de afaceri nu este ceva care se întâmplă peste noapte. Există locuri de rezervat, sponsori de adunat și vorbitori de implicat. Există, de asemenea, mici detalii, cum ar fi locul în care participanții vor sta în oraș, ce mese sunt oferite și o lume de alte aspecte care trebuie abordate pentru ca conferința să fie un succes. Dacă sunteți pe cale să vă implicați în sarcina de planificare a conferințelor, iată câteva lucruri de reținut.
În primul rând, nu presupuneți niciodată că vă puteți ocupa singur de toate detaliile. De fapt, este foarte probabil că nu veți putea face o listă completă a tot ceea ce trebuie aranjat fără asistență. Din acest motiv, prima ta sarcină ca planificator de conferințe ar trebui să fie să aduni un comitet de planificare. De obicei, un grup de cinci până la șase persoane este suficient pentru a organiza o conferință anuală pentru o sută până la cinci sute de participanți. Este mult mai probabil ca comitetul în ansamblu să acopere toate bazele și să facă posibilă abordarea fiecărui aspect cheie al întâlnirii cu mult timp înainte.
Pe lângă constituirea comitetului, este extrem de important să începeți pregătirile cât mai curând posibil. Chiar nu contează dacă conferința de afaceri este la opt luni distanță. Experții în planificarea conferințelor încep adesea să lucreze la un eveniment viitor cu zece până la unsprezece luni înainte. Ca beneficiu, veți avea mai mult timp să comparați prețurile la diferite locații de conferință, să investigați și să negociați tarife hoteliere mai bune pentru participanți și, de asemenea, veți avea mai mult timp pentru a găsi vorbitorii potriviți pentru eveniment.
Asigurați-vă că fiecare membru al comitetului are sarcini specifice de îndeplinit. Fiecare sarcină trebuie să aibă prioritate și să aibă stabilită o dată de livrare. Planificarea conferinței implică adesea aranjarea sarcinilor într-o secvență logică, astfel încât elementele de acțiune care trebuie făcute înainte ca alte elemente să fie abordate să fie finalizate la timp. Cu fiecare membru al comitetului responsabil pentru un anumit set de elemente de completat înainte de următoarea întâlnire, există mai puține șanse de a fi copleșit de sarcini pe măsură ce se apropie datele evenimentului.
Obțineți întotdeauna angajamente în scris. Doriți o verificare scrisă de la hotel că participanții dvs. vor primi un anumit tarif zilnic în timp ce participa la eveniment. Obțineți, de asemenea, informații documentate și detaliate despre ceea ce va oferi hotelul în ceea ce privește sălile de conferințe și sălile de adunare pentru discursuri, cine și cursuri oferite în timpul conferinței. Același lucru este valabil și pentru orice tarife speciale aeriene sau feroviare pe care le asigurați pentru participanți. Acest lucru nu numai că vă va oferi liniște sufletească, dar vă va face și mult mai ușor să revizuiți progresul care a fost realizat la fiecare dintre reuniuni ale comitetului de planificare și să mențineți o imagine exactă a ceea ce rămâne de făcut.
Furnizați expozanților pentru eveniment instrucțiuni și linii directoare detaliate în avans. Pregătiți o schemă simplă care indică locul unde poate fi amenajat fiecare stand de expoziție într-o sală de conferințe sau expoziții, împreună cu informații despre unde să expediați materialele standului în avans și de unde să le ridicați în ziua în care sosesc pentru a organiza expoziția. Acest lucru va scuti tuturor, inclusiv comitetul de planificare a conferinței, o mulțime de bătăi de cap în ajunul evenimentului.
Un ultim sfat cu planificarea conferinței este să vă așteptați la neașteptat. Indiferent cât de bine planifică comitetul dumneavoastră evenimentul, va exista întotdeauna un fel de sughiț. Un difuzor se va îmbolnăvi și va trebui să iasă înapoi, sau hotelul va suprarezerva accidental una dintre sălile de banchet. Utilizați experiența colectivă a comitetului dumneavoastră pentru a identifica unele dintre cele mai frecvente probleme de ultimă oră care ar putea apărea și decideți în avans cum să le gestionați eficient.
Când planificarea conferinței este realizată eficient, este relativ ușor pentru o organizație să găzduiască o conferință și la fel de ușor pentru părțile interesate să participe la o conferință. Scopul tău este într-adevăr dublu în natură. Vrei ca fluxul conferinței să fie cât mai uniform posibil. În același timp, doriți să vă asigurați că orice problemă neprevăzută poate fi rezolvată rapid și eficient. Planificând în avans, delegând sarcini unui comitet capabil și procesând elementele de acțiune într-o manieră logică, sunteți sigur că veți menține procesul de planificare a conferinței gestionabil și, în cele din urmă, de mare succes.