Comunicatele de presă sunt declarații oficiale emise de companii și organizații pentru presa scrisă, televiziune și radio. Acestea pot fi pur faptice și abordează o problemă sau o preocupare specifică sau pot fi de natură mai promoțională. Unele sunt generate intern de angajații autorizați, în timp ce altele sunt produse de firme externe de relații publice contractate de companie sau organizație.
Presa se bazează adesea pe aceste comunicate de presă pentru a forma baza faptică pentru articolele ulterioare. În timpul unui eveniment demn de știre, accesul la persoanele reale implicate poate fi extrem de limitat. Dacă problema în cauză este controversată sau poate dăuna reputației unei companii, poate exista o întrerupere generală a știrilor. O declarație oficială poate permite companiilor să controleze cantitatea și substanța informațiilor esențiale pe care diversele instituții media le pot folosi.
Unele dintre aceste afirmații nu sunt menite să controleze informațiile, ci să promoveze deschis un nou proiect sau eveniment. Departamentele de relații publice folosesc în mod regulat comunicatele de presă generale pentru a-și menține companiile sau organizațiile vizibile în ochii publicului. Camerele de presă din ziare, radio și televiziune primesc adesea declarații promoționale care pot sau nu să atragă cititorii sau publicul local. De obicei, editorii îi evaluează pentru a-și determina caracterul în știri înainte de a desemna reporteri să urmărească conducerea.
Persoanele aflate în circumstanțe extraordinare pot folosi, de asemenea, comunicatele de presă pentru a controla informațiile. O mamă recentă a sextupleților sau o victimă a răpirii eliberată poate fi prea copleșită pentru a se adresa direct presei, de exemplu, astfel încât un avocat sau un alt purtător de cuvânt al familiei poate emite o declarație în numele său. Se pot răspunde la întrebări esențiale și pot fi furnizate citate relevante de la persoanele implicate. Acest formular poate fi urmat de o conferință de presă controlată în care reporterii pot pune întrebări direct.
Scrierea comunicatelor de presă de calitate este un proces care necesită abilități și experiență. Deoarece fiecare cuvânt poate fi analizat, formularea atentă este esențială. Acesta este motivul pentru care multe companii apelează la firme externe de relații publice pentru declarații oficiale și alte contacte media. Informațiile inexacte sau prost formulate pot reveni pentru a bântui o companie sau o organizație. Din acest motiv, majoritatea au un ton foarte succint și de afaceri.