Rezumatele executive sunt scurte prezentari generale ale documentelor mai detaliate care sunt utilizate în afaceri. Un rezumat executiv poate fi pregătit pentru a oferi un rezumat rapid al unui raport financiar trimestrial, o propunere sau un raport de progres legat de un proiect viitor. Funcția principală a acestui tip de document este de a face posibilă revizuirea rapidă a celor mai importante fapte sau puncte legate de documentul mai mare, fără a fi nevoie să citiți ceea ce poate fi o cantitate substanțială de date.
Deși există unele asemănări între rezumatul executiv și un rezumat sau o schiță, funcția fiecăruia dintre aceste documente este foarte diferită. O schiță este în mod normal un precursor al propunerii mai mari sau al documentului informativ și servește drept ghid pentru crearea acelui document mai mare. Rezumatul, ca și rezumatul, este un document pregătit după ce documentul mai mare este completat, dar este de obicei mai scurt și nu chiar atât de detaliat ca rezumatul. În plus, rezumatul poate include un limbaj tehnic care este în mod normal exclus din rezumat.
Un rezumat executiv bine realizat are de obicei o lungime de la trei până la douăsprezece pagini și include câteva secțiuni importante. Acest tip de raport executiv va conține de obicei o scurtă introducere a motivului proiectului sau un raport mai amplu, va furniza date esențiale de fundal despre proiect și apoi va trece la furnizarea de rezumate scurte ale analizei asociate proiectului. Ca element final, rezumatul va prezenta concluziile la care s-a ajuns în documentul mai amplu și va sugera posibile căi de acțiune pe baza acestor concluzii.
Deoarece unele proiecte pot implica mai mult de un raport, este posibil să se utilizeze un singur rezumat executiv pentru a acoperi punctele cheie găsite în toate documentele și cercetările asociate. Acest lucru poate fi foarte avantajos, deoarece un rezumat pregătit corespunzător va include suficiente informații pentru a permite factorilor de decizie să determine ce ar trebui să se întâmple în continuare cu proiectul. În general, acest rezumat este prezentat cu documentele justificative în mână, creând un adevărat portofoliu executiv care abordează în totalitate proiectul sau propunerea. Această creare a unei propuneri executive complet detaliate, folosind rezumatul ca document de acoperire, permite decidentului opțiunea de a explora un anumit punct mai detaliat dacă dorește să facă acest lucru.
Deși este adesea considerat un instrument în afacerile mari, conceptul de rezumat poate fi folosit în orice organizație care se angajează într-un proiect de orice fel. Afacerile mici care proiectează o strategie de marketing pot folosi acest model de document. Organizațiile non-profit pot constata, de asemenea, că pregătirea acestui tip de rezumat este foarte utilă atunci când abordează probleme cu un consiliu de conducere de un anumit tip.