O invitație la licitație este o solicitare din partea unei agenții, organizații sau companie pentru ca furnizorii să furnizeze oferte pentru a finaliza un proiect sau pentru a satisface nevoile de aprovizionare în curs. Fiecare ofertă trebuie să conțină o defalcare detaliată a ceea ce va fi furnizat și la ce cost. De obicei, cea mai mică ofertă câștigă, deși alți factori pot juca un rol în procesul de decizie a modului de atribuire a unui contract. Invitațiile pentru licitație sunt adesea enumerate în ziare și pe panouri publice și pot fi obținute și prin intermediul biroului unei organizații.
Cunoscută și sub numele de invitație de a licita, această solicitare cere pur și simplu informații despre preț. Aceasta diferă de o cerere de propunere, în care documentul include o discuție despre ceea ce este necesar și invită vânzătorii să nu doar furnizeze o estimare a prețului, ci și să discute despre cum vor satisface o nevoie. În cererile de propunere, este permisă o mai mare libertate de stabilire a prețurilor, deoarece un ofertant poate demonstra că o metodă mai costisitoare are beneficii pe termen lung sau că este mai capabilă să satisfacă nevoia decât un alt furnizor.
Invitația pentru procesul de licitație este adesea sigilată. Ofertanții primesc documentație cu privire la caietul de sarcini și au o perioadă de timp stabilită pentru a depune o ofertă. La o anumită dată și oră, personalul deschide toate ofertele simultan, înregistrează detaliile pertinente și stabilește care ofertant ar trebui să obțină contractul. În cazul agențiilor guvernamentale, aceste informații sunt deschise publicului și orice vânzător poate cere să vadă ofertele, inclusiv oferta câștigătoare.
În cazurile în care contractul nu ajunge la cea mai mică ofertă, acest lucru se datorează de obicei preocupărilor legate de capacitatea vânzătorului de a livra. O invitație la licitație poate fi suspect de scăzută sau ar putea veni de la o companie cu o reputație proastă. Agențiile guvernamentale, în special, nu pot face afaceri cu vânzătorii din anumite țări sau asociate cu anumite regimuri și, prin urmare, ar putea refuza o ofertă aparent rezonabilă dacă există preocupări etice sau politice. Dacă oferta cea mai mică este respinsă, agenția trebuie să ofere un motiv solid pentru a evita acuzațiile de favoritism sau discriminare.
Este important să citiți cu atenție o invitație de licitație. Companiile familiarizate cu procesul pot avea personal care se concentrează pe revizuirea tuturor cererilor deschise, pe găsirea celor care ar fi potrivite pentru companie și pe pregătirea ofertelor. Documentația trebuie urmată întocmai, iar oferta trebuie să fie completă și completă. Dacă există o eroare la invitația de licitație, compania trebuie să o corecteze cât mai repede posibil, deoarece oferta poate fi temeiul unui contract și o greșeală ar putea deveni foarte costisitoare.