Un scenariu de afaceri este o schiță a unui set de circumstanțe care ar putea apărea într-un cadru de afaceri. În mod obișnuit, un scenariu se bazează pe o combinație de evenimente și factori care compun situația actuală a afacerii, apoi amplificat cu unele proiecții ale posibilelor evenimente care ar putea avea loc în viitor. Scopul scenariului de afaceri este de a determina ce este cel mai probabil să se întâmple dacă anumite evenimente vor avea loc în viitor, permițând companiei să ia măsuri imediate pentru a minimiza consecințele negative, poziționându-se totodată pentru a profita la maximum de potențialele oportunități.
Una dintre cele mai ușoare modalități de a înțelege un scenariu de afaceri este să luați în considerare situația unui client care dorește să plaseze o comandă. În timpul acestui proces, clientul va identifica articolele pe care dorește să le achiziționeze, iar funcționarul sau alt reprezentant comercial va adăuga acele articole la comandă. În timpul acestei porțiuni a evenimentului, există mai multe scenarii diferite care pot apărea ca rezultat al plasării acestei comenzi. Sarcina este de a determina care dintre ele este cel mai probabil și de a vă asigura că cursul de acțiune este urmat, astfel încât atât compania, cât și clientul să fie mulțumiți de rezultat.
Un posibil scenariu de afaceri pentru această situație este acela că funcționarul sau agentul de vânzări verifică și constată că toate articolele din comanda clientului sunt în stoc și disponibile pentru expediere imediată odată ce aranjamentele de plată sunt făcute. Rezultatul aici este că compania face o vânzare, iar clientul poate aștepta cu nerăbdare să primească articolele comandate fără întârziere. Cu acest scenariu de afaceri, nu există complicații și rezultatul este benefic pentru toate părțile.
Un scenariu alternativ de afaceri este că unul sau mai multe dintre articolele comandate nu sunt disponibile. Aici, funcționarul poate încerca să deturneze o posibilă reacție adversă făcându-l pe client conștient de starea actuală a acestor articole, notând în același timp o anumită dată viitoare când acea parte a comenzii poate fi îndeplinită. Dacă acest lucru este acceptabil pentru client, atunci comanda poate fi completată cu o expediere parțială acum și o a doua expediere mai târziu pentru a umple restul comenzii. Cu acest scenariu, vânzarea este încă finalizată și există șanse mari ca relația cu clientul să rămână puternică.
Un al treilea scenariu de afaceri ar implica ca unul sau mai multe dintre articolele comandate să nu fie disponibile, din cauza întreruperii. Aici, funcționarul se poate baza pe experiența și istoricul trecut cu clientul și poate face sugestii pentru înlocuiri. Ideea este de a îndepărta atenția de la ceea ce compania nu mai poate oferi și de a-l pune pe ceea ce compania mai are de oferit. În funcție de cât de potrivite sunt alternativele, acest scenariu se poate desfășura cu clientul mulțumit de înlocuiri și alege să continue relația de afaceri. Alternativ, afacerea poate pierde clientul, deoarece nu mai poate satisface nevoile și dorințele clientului respectiv. Cu acest scenariu de afaceri nefericit, compania trebuie să facă față unei pierderi a clientului și a veniturilor generate din acel cont, de obicei prin căutarea unui nou client cu un nivel similar de volum de afaceri.
Alcătuirea unui scenariu de afaceri și urmărirea acestuia până la o concluzie logică poate ajuta adesea companiile să identifice situații care ar putea reprezenta o amenințare pentru companie. Alternativ, scenariul poate declanșa idei care, în cele din urmă, ajută compania să se dezvolte. Atâta timp cât scenariul se bazează pe informații fiabile, utilizarea acestui tip de instrument de afaceri poate ajuta o companie să profite la maximum de oportunitățile disponibile, minimizând totodată rezultatele care ar slăbi afacerea și ar face eșecul o posibilitate puternică.