Reducerea datelor este un termen care se aplică practicii de afaceri de acumulare, analiză și, în cele din urmă, transformarea unor cantități masive de date într-o serie de rapoarte rezumate. Ideea din spatele procesului de reducere a datelor este de a oferi un format complet, deși oarecum simplificat, care poate fi utilizat cu relativă ușurință în setările de afaceri. Pot fi utilizate mai multe abordări diferite ale procesului, cu selecția tehnicilor și sistemelor de reducere a datelor în funcție de natura datelor și de modul în care aceste rapoarte de sinteză trebuie structurate pentru a oferi o reprezentare completă și cuprinzătoare a acestor date.
Una dintre sarcinile principale în orice tip de efort de reducere a datelor este organizarea tuturor datelor colectate în acest scop. Uneori, această parte a procesului se concentrează pe stabilirea unui fel de ordine a datelor care implică prioritizarea într-o manieră consecventă, folosind criterii bine definite pentru a ajuta activitatea. În funcție de tipul de date implicate, nu este neobișnuit să se includă o oarecare rotunjire a anumitor cifre pentru a face mai ușor de utilizat informațiile în timpul rezumatului. În cele din urmă, aranjarea datelor în tabele, rapoarte cu coloane sau alte tipuri de etichetare sau formatare poate fi necesară pentru a permite destinatarilor rapoartelor să urmărească logistica informațiilor simplificate cu relativă ușurință.
În trecut, procesul de parcurgere a datelor disponibile și de prioritizare și organizare a informațiilor în formate utile a fost efectuat manual. În funcție de cantitatea de date implicată și de publicul țintă pentru acele date, procesul poate dura luni sau chiar ani. Datorită creării de pachete software de astăzi, care sunt concepute pentru a trata date care sunt într-o varietate de formate, rapoartele pot fi pregătite în zile sau săptămâni. Cele mai multe tipuri de software pot extrage informații dintr-o serie de baze de date diferite și pot ajuta în procesul de sortare, făcând mult mai ușoară și mai rapidă pregătirea datelor simplificate care sunt atât utile, cât și ușor de înțeles.
Utilizarea metodelor de editare a datelor pentru a simplifica informațiile pentru prezentare în rapoarte ușor de citit este importantă pentru companiile de aproape orice dimensiune. Sistemele de reducere a datelor utilizate pot ajuta la pregătirea rapoartelor de eficiență și producție care sunt utile managerilor sau pot ajuta forțele de vânzări să înțeleagă mai bine eficacitatea campaniilor curente sau a procedurilor de vânzare cerute de companie. Editarea și codificarea datelor se pot dovedi utile și atunci când vine vorba de a demonstra investitorilor potențialul asociat cu lansarea unui nou produs.