O estimare bugetară este o evaluare preliminară fie a fondurilor proiectate a fi disponibile unei companii sau agenții, fie a fondurilor necesare pentru finalizarea unui proiect. Aceste estimări oferă informații valoroase în scopuri de planificare, dar nu sunt finale. Pe măsură ce apar informațiile finale, membrii personalului pot actualiza documentul și pot determina dacă orice modificări sunt motive de îngrijorare. Aceste documente pot fi disponibile publicului atunci când implică agenții și proiecte finanțate din fonduri publice, pentru a permite membrilor publicului să participe la procesul de bugetare.
În cazul unei estimări a fondurilor disponibile, o estimare bugetară este de obicei emisă de un guvern sau o agenție regională. Documentul discută posibile surse de fonduri, cum ar fi veniturile din impozite, granturile, banii de la agențiile guvernamentale și veniturile din amenzi și taxe. Acesta oferă informații despre bugetul de funcționare disponibil. Membrii personalului și alte părți interesate pot revizui estimarea pentru a afla mai multe despre prioritățile de finanțare și despre diferitele opțiuni de finanțare care pot fi disponibile. Fondurile rezervate pentru scopuri specifice sunt marcate în deviz pentru a-i face pe oameni conștienți că nu fac parte din fondul general.
Alte estimări bugetare determină costurile asociate cu un anumit proiect sau misiune, cum ar fi construirea unui pod sau finalizarea unei case. Acest document defalcă cheltuielile așteptate, având în vedere informațiile disponibile. Poate acoperi costurile pentru permise și taxe, forță de muncă, consumabile și alte cheltuieli care pot apărea. Estimarea bugetară poate discuta, de asemenea, calendarul și poate oferi informații despre ce se poate întâmpla dacă proiectul intră în ore suplimentare din cauza unor evenimente neașteptate.
Firmele care pregătesc oferte de proiecte pentru clienți, de obicei, trebuie să pregătească o estimare bugetară detaliată pentru a-l face pe client conștient de toate cheltuielile potențiale. Această estimare este valabilă de obicei doar pentru o perioadă limitată de timp. Dacă clientul așteaptă prea mult, costurile pentru bunuri, forță de muncă și alte cheltuieli pot crește odată cu forțele pieței, iar estimarea nu va mai fi exactă. Estimarea bugetului include, de obicei, o intrare pentru depășirile estimate, astfel încât clienții sunt conștienți de câți bani ar putea fi adăugați la cheltuieli până la sfârșitul proiectului.
În revizuirea unei estimări bugetare, poate ajuta să citiți categoriile individuale cu atenție pentru a înțelege ce înseamnă ele. Dacă definițiile sunt neclare sau documentul este vag, persoana care l-a pregătit ar trebui să poată furniza informații. Estimările bugetare pot include și alternative; o firmă de construcții ar putea, de exemplu, să discute costurile diferitelor tipuri de șindrilă în document, astfel încât clientul să poată afla despre modul în care diferitele alegeri pot afecta costul total al proiectului.