Comunicarea de afaceri ia forma fie a comunicării interne, fie a comunicării externe. Comunicările interne au loc între colegi sau conducere și personal, în timp ce comunicările externe au loc între companie și clienții, furnizorii și mass-media. Există mai multe modele diferite de comunicare în afaceri, bazate pe teoriile prezentate de experții în comunicare de-a lungul anilor. Acestea includ modelul Shannon și Weaver, modelul Lasswell modelul lui Newcomb și modelul lui Berlo al celor cinci simțuri.
Shannon și Weaver au conceput unul dintre cele mai comune modele de comunicare în afaceri, care datează din 1948, când Claude Elwood Shannon și Warren Weaver au fost coautori ai unei cărți despre abordarea matematică a comunicării. Modelul funcționează pe presupunerea că opt elemente cheie sunt necesare pentru ca comunicarea să aibă loc. Acestea includ sursa mesajului, codificarea sau formatul mesajului, mesajul în sine și canalul prin care este transmis mesajul. Pot fi prezente zgomote sau interferențe care pot distorsiona mesajul înainte sau pe măsură ce ajunge la receptor sau la persoana căreia îi este destinat. Receptorul încearcă apoi decodarea mesajului și, odată ce el sau ea furnizează feedback, bucla este închisă și comunicarea a avut loc.
Unul dintre cele mai simple modele de comunicare în afaceri a fost identificat de politologul Harold Lasswell în anii 1940 și este adoptat pe scară largă în afaceri. Modelul descrie un proces format din patru componente, care sunt vorbitorul, subiectul, ascultătorul și canalul. Teoria lui Lasswell a fost că pentru ca o comunicare adevărată să fi avut loc, ea trebuie să producă un efect, iar acest lucru este rezumat în propoziția larg citată „Cine spune ce în ce canal către cine cu ce efect”. Acest lucru este deosebit de relevant în mediul de afaceri, unde instrucțiunile pentru personal sunt obișnuite și unde abilitățile de comunicare joacă un rol important.
Modelul de comunicare al lui Newcomb se concentrează pe scopul social al comunicării și pe modul în care aceasta susține relațiile dintre oameni. Arată mesajul ca fiind de mai puțină importanță decât interacțiunea dintre emițător și receptor. Unul dintre cele mai comune modele de comunicare în afaceri, modelul lui Newcomb este văzut mai degrabă în metodele informale de comunicare utilizate în întreprinderile mici, decât în limbajul corporativ întâlnit în companiile mari.
Modele mai complexe de comunicare în afaceri includ teoria prezentată de David K Berlo, care ține cont de importanța celor cinci simțuri în proces. Berlo credea că sensul comunicării nu era prezent în mesaj, ci în interpretarea mesajului de către receptor. Interpretarea este influențată de prezența celor cinci simțuri, care ajută receptorul să identifice nuanțe în sens. Acest model afectează comunicațiile de afaceri subliniind necesitatea de a fi foarte clar în ceea ce privește mesajul și de a folosi tehnici de comunicare consacrate, pentru a evita interpretările inexacte care ar putea duce la greșeli costisitoare.