Comunicarea de afaceri este un context larg care include modul în care o companie se prezintă intern și extern și își transmite mesajul către consumatori. Este compus atât din comunicare verbală, cât și din scris, dar este partea care are loc în scris cea care determină stilul și imaginea publică a unei companii. În general, o companie poate alege stiluri de comunicare de afaceri care încorporează moduri de adresare formale, casual și colocviale.
Companiile iau adesea decizii strategice cu privire la stilurile de comunicare de afaceri pe care angajații le pot folosi pentru a îndeplini diverse sarcini. Este rezonabil să spunem că, dacă o companie nu adoptă o atitudine proactivă cu privire la stilul de comunicare în afaceri, este mai probabil să apară probleme serioase din cauza comunicării greșite. Unele companii au un plan de comunicare foarte sofisticat care detaliază abordarea și tonul pentru toate tipurile de comunicare. Alții cu bugete mai mici tind să despartă stilul de comunicare în abordări interne și externe.
Comunicările interne sunt mai probabil să fie informale sau ocazionale. O companie interzice de obicei anumite tipuri de limbaj sau comportament, dar tinde să relaxeze regulile formale de comunicare între angajați. Aceasta înseamnă că un angajat nu trebuie neapărat să-și facă griji cu privire la stilul de scris atunci când trimite un e-mail unui coleg. Corespondența lui poate fi mai prietenoasă și poate folosi colocvialisme.
De multe ori rămâne o distincție între comunicarea internă orizontală și verticală. Stilurile de adresă care pot fi adecvate între doi angajați care dețin aceeași funcție ar putea fi nepotrivite într-o comunicare de la un angajat către șeful său. Așadar, comunicarea internă de afaceri poate fi adesea ocazională, cu anumiți parametri de bun-simț ai proprietății.
Comunicarea externă are cel mai adesea stiluri de comunicare de afaceri identificate pentru fiecare tip de interacțiune de afaceri cu părțile externe. De exemplu, o companie poate instrui angajații săi să comunice cu clienții actuali și potențiali într-un stil formal. Aceasta ar însemna să vă adresați persoanelor după titlu și nume de familie, chiar dacă corespondența este prin e-mail, de exemplu.
De asemenea, o companie poate impune un stil formal în rapoartele scrise, cum ar fi raportul anual al companiei către acționari. Acest lucru îi împiedică pe angajați să devină prea prietenoși cu părțile externe sau să dezvăluie informații nepotrivite în timp ce glumesc. De fapt, stilul de comunicare implicit pentru majoritatea companiilor este formal, deoarece este mai greu să greșești respectând o anumită distanță în comunicațiile cu terții.
Afacerile care permit stiluri informale, ocazionale sau colocviale de comunicare comercială cu părți externe restricționează de obicei permisiunea la marketing. Dacă departamentul de marketing dorește să poziționeze un produs într-un anumit mod sau creează un mesaj despre care compania consideră că ar trebui să aibă un ton prietenos, se folosesc aceste stiluri. Stilurile mai puțin formale de comunicare în afaceri sunt de obicei adecvate doar în alte contexte externe atunci când există o relație foarte strânsă între angajat și terț, care garantează un stil de comunicare mai relaxat.