Contabilitatea pro forma este un tip de strategie financiară care încorporează informații care sunt proiectate, precum și istorice atunci când se întocmesc diferite tipuri de rapoarte contabile. Ideea este de a utiliza această abordare pentru a oferi o imagine instantanee a ceea ce se așteaptă să se întâmple, folosind datele istorice ca bază pentru acele proiecții. Deși este de natură speculativă, contabilitatea pro forma nu se referă la a face presupuneri nefondate despre viitor, ci la crearea unor previziuni financiare care din punct de vedere statistic au un potențial puternic de a avea loc.
Una dintre cele mai ușoare moduri de a înțelege cât de utilă poate fi contabilitatea pro forma este să luați în considerare o afacere care are în vedere un proiect de extindere. Ca parte a procesului, este nevoie de a avea o idee despre ce tip de beneficii financiare vor rezulta din acele activități în viitor. Pentru a realiza acest lucru, afacerea se va baza pe date istorice pentru a proiecta cât de mult randament va produce expansiunea în decurs de unul, doi sau cinci ani de la finalizare. Aceasta necesită identificarea drept costuri recurente sau acele cheltuieli care vor fi absorbite în mod continuu și compararea acestor cheltuieli cu veniturile proiectate care vor rezulta din extindere.
Folosind această aplicație a contabilității pro forma, proprietarii de afaceri pot avea o idee despre ce să se aștepte în ceea ce privește beneficiile din acea expansiune și dacă profiturile nete sunt suficiente pentru a justifica costurile extinderii și funcționării în curs a noilor facilități în viitorul. Dacă există indicii că acele profituri sunt minime, compania poate alege să întârzie extinderea sau să analizeze o altă oportunitate cu șanse mai mari de a genera profituri mai dorite. Din această perspectivă, utilizarea contabilității pro forma pentru a crea situații de venit proiectate, bilanțuri și chiar declarații de profit și pierdere poate ajuta proprietarii să evite inițierea unui proiect care, în cele din urmă, nu este de natură să crească profitul cu o sumă apreciabilă.
Pentru ca contabilitatea pro forma să fie benefică, datele colectate pentru proiecții trebuie să fie cât mai exacte posibil. Acestea includ date care oferă indicii cu privire la mișcarea economiei și la modul în care aceste mișcări vor avea un impact asupra capacității afacerii de a genera vânzări sau de a continua să cumpere materii prime sunt prețuri rezonabile. Cu excepția cazului în care datele sunt de încredere, proiecțiile care reflectă situațiile contabile pro forma vor fi lipsite de valoare și vor lăsa proprietarilor și investitorilor o impresie falsă a viabilității proiectului de extindere.