Registrele simple sunt folosite în afaceri pentru a ține evidența și a documenta intrările și ieșirile de numerar. Registrele generale separă soldurile conturilor de activ și pasiv în debite și credite. Sub-registrele detaliază tranzacțiile care afectează direct soldul unui cont, cum ar fi conturile de încasat. Registrele sunt uneori denumite conturi t, deoarece toate tranzacțiile care afectează soldurile debitoare trebuie să echilibreze sau să egaleze tranzacțiile care afectează soldurile creditoare.
Contabilii și contabilii documentează cheltuielile unei companii și plățile pe care aceasta le primește printr-o serie de înregistrări de jurnal. De exemplu, dacă o companie cumpără stocuri pe credit, se va face o înregistrare de debit în valoarea achiziției de stoc. Se va face o înregistrare de credit corespunzătoare pentru aceeași sumă care indică un sold datorat pe o factură sau o linie de credit. Aceste sume sunt utilizate în cele din urmă pentru a calcula soldul final al unui cont, care poate fi apoi transferat într-unul dintre tipurile de registre simple.
Termenul t-account este folosit pentru a descrie procesul de sortare a tranzacțiilor de debit și credit. Denumirea derivă din modul în care sunt reprezentate tranzacțiile: pe hârtie este trasată o linie asemănătoare litera „t”, cu sumele debitoare înregistrate în dreapta și sumele creditate înregistrate în stânga. Fiecare tranzacție conține atât un debit, cât și un credit către un registru secundar. De exemplu, o plată efectuată pe o factură ar avea ca rezultat o debitare sau o scădere a contului de numerar și un credit sau o creștere a contului de plată.
Pentru grupurile de tranzacții care sunt legate între ele, este creat un registru secundar. Sub-registrele sunt o modalitate de a ajuta la simplificarea situațiilor financiare ale unei companii. Acestea reflectă dacă soldul unui cont a crescut sau a scăzut în timpul unei perioade contabile, care de obicei poate dura trei luni, șase luni sau un an. De exemplu, în cazul conturilor de încasat, valoarea soldului poate reflecta dacă o companie are probleme în colectarea banilor datorați din stocul care a fost deja vândut.
Soldurile finale ale registrelor secundare sunt transferate în registrele generale. Aceste tipuri de registre simple sunt un rezumat al originilor întregului sold debitor și creditor al unei companii. Cartea mare nu oferă detalii despre soldurile conturilor. De exemplu, contul „vânzări” va fi listat ca un singur sold și este totalul tuturor vânzărilor pe care compania le-a generat pentru acea perioadă contabilă.
Registrele generale sunt cunoscute și ca „înregistrare finală”. Registrele simple conțin valorile care vor fi folosite pentru a crea bilanțul unei companii, contul de profit și pierdere și situația fluxurilor de numerar. Păstrarea atentă a evidențelor în registre simple poate fi deosebit de utilă atunci când vine timpul să construiți un bilanţ, deoarece activele unei companii trebuie să fie egale cu pasivele plus capitalurile proprii ale acţionarilor.