O cerere de rambursare este de obicei necesară atunci când o persoană plătește din buzunar pentru un anumit tip de cheltuială și încearcă să recupereze suma acelei cheltuieli de la un angajator, un furnizor de asigurări sau un anumit tip de furnizor de servicii. Procesul exact de depunere a unei cereri de rambursare va varia, în funcție de politicile și procedurile entității care primește cererea. În mod obișnuit, procesul va include necesitatea de a furniza informații detaliate despre natura cheltuielilor, dovada că cheltuiala a avut loc efectiv și de ce rambursarea se datorează emitentului.
Unul dintre cele mai frecvente exemple de depunere a unei cereri de rambursare are de-a face cu depunerea unei cereri de rambursare a cheltuielilor de afaceri legate de îndeplinirea unei sarcini atribuite de un angajator. Angajatorii furnizează în mod normal un formular specific care trebuie completat în întregime pentru a primi rambursarea. Formularul va include probabil câmpuri pentru a include informații precum data la care a avut loc cheltuiala, valoarea cheltuielii și la ce a fost asociată cheltuiala în ceea ce privește sarcina atribuită angajatului. Ca parte a documentației de rambursare, angajatul furnizează, în mod normal, chitanțe care susțin elementele rând introduse în cererea de rambursare, facilitând ca angajatorul să le verifice pe fiecare și să aprobe sau să respingă cererea.
Solicitarea unei rambursări necesită înțelegerea și respectarea politicilor și procedurilor entității care primește cererea de rambursare. Aceasta înseamnă să vă asigurați că cererea este depusă în timp util și că toate documentele necesare procesării sunt depuse în același timp. Chiar dacă cererea este depusă online, destinatarul poate cere ca chitanțele pe hârtie să fie scanate într-un document și trimise împreună cu cererea online.
În plus, alocarea timpului pentru a înțelege ce tipuri de cheltuieli sunt permise și care nu sunt, va ajuta la accelerarea procesării și va permite depunerii să primească rambursarea mai rapid. De exemplu, dacă politicile unui angajator permit acoperirea costului unei camere de hotel, dar nu permit divertismentul în cameră, cum ar fi închirierea de filme, alegerea de a nu include acele cheltuieli în cererea de rambursare va reduce șansele angajatorului. solicitând depunerea unei cereri modificate, sau angajatorul să bată elementul rând și să ajusteze soldul datorat angajatului. Majoritatea angajatorilor oferă instrucțiuni specifice într-un format tipărit sau electronic, care pot fi consultate pe măsură ce angajatul completează formularul de solicitare.