Un angajat primește o rambursare a unui cont flexibil de cheltuieli (FSA) printr-un cont de cheltuieli sponsorizat de angajator. Pentru a primi rambursarea, persoana trebuie să aibă cheltuieli medicale calificate sau de îngrijire a persoanelor dependente, conform regulilor Serviciului fiscal al SUA (IRS). În general, angajatorii oferă două tipuri de conturi de cheltuieli flexibile, iar angajații trebuie să se înscrie în oricare dintre programe pentru a primi acoperire într-un anumit an. Un angajat poate obține o rambursare FSA trimițând angajatorului o dovadă scrisă a cheltuielilor plătite.
Pentru a se califica pentru o rambursare FSA, angajatul trebuie să „alege” anual să participe la un FSA sponsorizat de angajator. FSA, care face parte din majoritatea pachetelor de beneficii oferite de unele companii în fiecare an, este un cont de cheltuieli care permite angajatului să aloce o anumită sumă de bani fără taxe. Fondurile pentru FSA sunt de obicei deduse din salariul angajatului. Opțiunile de îngrijire a sănătății și de îngrijire a persoanelor dependente sunt două tipuri de FSA.
Un cont de cheltuieli flexibile pentru îngrijirea sănătății poate fi utilizat pentru a plăti coplățile de asigurări medicale și medicamentele eliberate pe bază de rețetă, printre alte cheltuieli. Un FSA pentru îngrijirea persoanelor dependente poate fi utilizat pentru cheltuielile de îngrijire a copiilor sau bătrânilor, de exemplu. Sumele maxime ale contului de cheltuieli pot varia în funcție de angajator, de tipul FSA, precum și de anul planului. Toți banii plasați în FSA trebuie să fie utilizați până la sfârșitul anului sau sunt reținuți, denumit și regula „folosește-l sau pierde-l”.
În plus față de coplăți și medicamente eliberate pe bază de rețetă, cheltuielile legate de sănătate care sunt eligibile pentru o rambursare FSA includ deductibile de asigurare, cheltuieli dentare și de vedere și servicii psihiatrice și chiropractice. Cheltuielile care sunt eligibile în temeiul unui FSA de îngrijire a persoanelor dependente includ îngrijirea de zi sau alte servicii pentru copiii sub 13 ani. Alte cheltuieli permise includ cele pentru persoanele aflate în întreținere cu dizabilități sau bolnave care nu pot să se îngrijească de ei înșiși. Persoana calificată trebuie să se afle, de asemenea, la domiciliul salariatului cel puțin opt ore pe zi.
Un angajat trebuie să depună o cerere către angajator pentru a primi o rambursare FSA pentru cheltuielile de sănătate sau de îngrijire a persoanelor dependente. Pentru a obține o rambursare FSA în cadrul opțiunii de îngrijire a sănătății, angajatul trebuie să furnizeze o declarație scrisă de la o terță parte care să arate valoarea cheltuielii, dovada că aceasta a fost plătită din buzunar și că suma nu a fost deja rambursată. De exemplu, o chitanță de plată sau o factură a medicului poate fi depusă ca parte a unei cereri. Angajatului i se poate cere, de asemenea, să semneze o declarație care să ateste că cheltuiala nu este eligibilă pentru rambursare în conformitate cu orice altă acoperire.
Pentru a fi rambursat pentru un FSA de îngrijire a persoanelor dependente, angajatul trebuie, de asemenea, să furnizeze angajatorului o declarație scrisă care notează suma cheltuielilor și dovada plății. Cheltuiala nu trebuie să fi fost rambursată anterior sau să fie eligibilă pentru rambursare în cadrul unui alt plan. Un exemplu de dovadă include o factură de la un furnizor de grădiniță. Sumele de rambursare FSA variază în funcție de cheltuielile acumulate de angajat în timpul anului planului.