Costurile variabile sunt cheltuieli care se pot schimba de la o instanță la alta, pe baza mai multor factori diferiți. Spre deosebire de un cost fix, un cost variabil poate fi mult mai dificil de bugetat și poate depăși uneori limitele bugetului atunci când este legat de o cheltuială neașteptată.
Una dintre cele mai ușoare modalități de a înțelege un cost variabil este aplicarea principiului la utilitățile casnice. Fiecare ciclu lunar de facturare va reflecta o sumă diferită datorată. Variația tarifului lunar este direct legată de cantitatea de serviciu utilizată de gospodărie în perioada de facturare. De exemplu, factura de energie poate fi relativ mică la o lună, din cauza faptului că locuința a necesitat puțin în ceea ce privește încălzirea sau răcirea. Cu toate acestea, următoarea perioadă a inclus câteva zile care au fost extrem de reci. Gospodăria avea nevoie de mai multă energie electrică pentru a menține o temperatură confortabilă în interiorul casei. Ca urmare a consumului crescut, taxa reflectată pe următoarea factură de energie va fi mai mare.
Același set de circumstanțe are loc și în afaceri. Atunci când orice factor necesită o cheltuială mai mare de resurse pentru a menține producția, rezultatul este o variație față de costul obișnuit de operare. Un cost variabil poate apărea atunci când un producător a experimentat perioade de nefuncționare cu o singură mașină în procesul de producție și trebuie să ruleze mașina câteva zile suplimentare pentru a produce numărul obișnuit de bunuri. Acest lucru ar putea duce la costuri suplimentare, cum ar fi orele suplimentare și un consum mai mare de utilități pentru zilele suplimentare pe care instalația le funcționează pentru a compensa timpul de nefuncționare. Rezultatul este că este suportat un cost variabil pentru acea perioadă de producție.
Un cost variabil în afaceri este adesea asociat cu creșteri neașteptate ale costului forței de muncă, cu consumul suplimentar de resurse standard și obișnuite și cu factori neaștepți, cum ar fi o defecțiune a echipamentului. Multe corporații încearcă să compenseze parțial acoperirea acestor tipuri de costuri prin construirea de resurse suplimentare în buget. Înțelegerea faptului că și cea mai eficientă operațiune va suporta un anumit grad de cost variabil face posibilă absorbția cheltuielilor suplimentare fără a afecta stabilitatea financiară a companiei.