Cheltuielile angajaților sunt costuri asociate sarcinilor îndeplinite pentru un angajator. Angajatorii desemnează în general o listă de cheltuieli admisibile pentru care sunt dispuși să ramburseze angajații. O astfel de listă ar putea include cheltuieli legate de călătoriile de afaceri, mesele, cazarea, apelurile telefonice, internetul și rechizitele de birou. Unii angajatori emit carduri de credit ale companiei pentru astfel de cheltuieli, în timp ce alții se așteaptă ca angajații să acopere costurile și să solicite rambursarea.
Cheltuielile admisibile ale angajaților variază în general de la angajator la angajator. Majoritatea companiilor și organizațiilor au o listă clar definită de cheltuieli admisibile. O companie ar putea acoperi factura de telefon mobil a unui angajat dacă majoritatea apelurilor sale sunt legate de afaceri. O altă companie ar putea să interzică costurile cu telefonul mobil, solicitând ca angajații să efectueze toate apelurile de afaceri de la biroul companiei.
Tipurile de cheltuieli ale angajaților acoperite în mod obișnuit de companii sunt legate de călătoriile de afaceri, mesele de afaceri și rechizitele de birou. Cheltuielile legitime ar putea include biletul de avion pentru o întâlnire de afaceri națională, o factură de restaurant pentru întâlnirea cu un potențial client sau un cartus de imprimantă necesar pentru a tipări manuale pentru instruirea companiei. În toate cazurile, cheltuiala trebuie să fie rezonabilă și asociată cu promovarea obiectivelor postului și companiei.
Angajații care lucrează de acasă ar putea avea cheltuieli suplimentare ale angajaților. Atunci când angajații fac naveta la distanță, angajatorii economisesc costurile pentru spațiul de birou și utilitățile. În aceste cazuri, angajatorii acordă adesea indemnizații pentru cheltuieli suplimentare. Exemple de cheltuieli de telecommuting pot include costurile de internet, cheltuielile legate de computere și imprimante și facturile de telefon. Angajatorii ar putea cere ca angajații să limiteze utilizarea acestor servicii și articole numai pentru utilizarea în afaceri.
Angajatorii se așteaptă de obicei ca angajații să își urmărească propriile cheltuieli ale angajaților în afara mediului companiei. În general, ele furnizează formulare de cheltuieli care trebuie completate și trimise conform unui program de plată stabilit. În cele mai multe cazuri, chitanțele originale trebuie depuse împreună cu formularele de cheltuieli pentru a oferi documentație de rezervă pentru costurile suportate. Rambursarea cheltuielilor angajaților nu este impozabilă și, de obicei, este plătită separat de cecurile salariale ale angajaților.
În unele cazuri, completarea formularului de cheltuieli ale angajaților va necesita detalii și atenție extinse. În cazul cheltuielilor împărțite între uzul de afaceri și cel personal, unii angajatori solicită o contabilitate exactă. Un angajat ar putea să închirieze o mașină în timpul unei călătorii de afaceri, de exemplu, să conducă mașina pentru uz profesional timp de o săptămână și să petreacă câteva zile în plus folosind mașina strict pentru a vizita familia. S-ar putea să i se solicite să scadă zilele personale din factura de închiriere a mașinii atunci când o depune pentru rambursare.