Un registru de stocuri este un document sau o colecție de documente utilizate de o companie pentru a urmări produsele în funcție de cantitate și valoare. Acest lucru permite adesea unei companii să evalueze modul în care materialele și bunurile intră în companie, cât de bine se pot muta din cauza vânzărilor și să evalueze orice pierderi care pot apărea. Un tip comun de registru de stoc este perpetuu, în timp ce unele companii pot prefera să folosească un registru periodic. Aceste două tipuri comune de registru de inventar variază în funcție de frecvența actualizărilor efectuate pentru fiecare.
Există o serie de forme diferite pe care le poate lua un registru de inventar, deși în mod tradițional este o carte cu numeroase pagini. Fiecare dintre aceste pagini are un aspect care include de obicei mai multe coloane care pot fi folosite pentru a nota diferite informații, cum ar fi cantitatea, valoarea și descrierile articolelor. O companie are de obicei un registru de inventar cu pagini separate pentru anumite tipuri de articole, cum ar fi conturile individuale. Tehnologia modernă a făcut mai ușor pentru companii să țină astfel de registre, iar multe întreprinderi folosesc software de calculator pentru a menține înregistrări digitale ale stocurilor și ale bunurilor pentru producție sau vânzare.
Unul dintre cele mai comune tipuri de registru de inventar este cel care este denumit „perpetuu”, care este actualizat în mod continuu. Companiile care folosesc acest tip de registru au de obicei un sistem automat care urmărește transferul produselor din cauza vânzărilor sau a comenzilor primite. Aceasta înseamnă că, pe măsură ce mărfurile sunt vândute, registrul de inventar este actualizat imediat pentru a reflecta acest transfer, iar pe măsură ce noi materiale intră în companie, acestea sunt adăugate în registru. Deși astfel de metode nu sunt practice pentru fiecare afacere, ele pot permite unei companii să își urmărească rapid inventarul și să ajusteze comenzile pentru materiale după cum este necesar.
Cealaltă formă comună de registru de inventar se numește „periodic” și este actualizată în mod regulat, dar nu imediat după modificările aduse inventarului. Acest lucru necesită de obicei o numărare fizică a produselor și bunurilor la o companie, care este apoi utilizată pentru a ajusta numerele interne cu privire la materialele disponibile. Astfel de contorizări sunt efectuate în mod obișnuit pe un program stabilit, care poate varia de la numărarea anuală a inventarului complet până la evaluări săptămânale pentru articolele cu risc ridicat. Un registru de acest tip, folosit pentru contorizări periodice, este de obicei actualizat mai rar decât unul perpetuu, dar modificările pot fi mai dramatice în funcție de modul în care produsele se vând sau apar în timp.