Agenții de transfer sunt persoane fizice sau entități însărcinate cu responsabilitatea de a menține evidența acționarilor unei anumite companii. Agentul de transfer poate fi o bancă, o companie de încredere sau chiar o persoană care este angajată de companie pentru a supraveghea evidențele acționarilor. Ca parte a sarcinilor de bază, un agent de transfer se va asigura că certificatele de acțiuni mai vechi sunt invalidate și distruse, în timp ce certificatele noi sunt emise și atribuite acționarului corect.
Pe lângă menținerea la zi a listei curente a acționarilor, agentul de transfer se va ocupa și de orice depanare care ar putea apărea. Un agent de transfer poate interveni în cazul în care certificatele emise sunt deteriorate sau distruse. În cazul în care certificatele sunt furate, un agent de transfer va lua măsuri pentru înlocuirea certificatelor furate, după ce a avut grijă să invalideze certificatele mai vechi. Atunci când un acționar are probleme care se referă la starea actuală a numărului de acțiuni atribuite contului său, agentul de transfer este entitatea care va înregistra problema și va efectua cercetări pentru a rezolva problema.
Un agent de transfer poate lucra cu orice tip de aranjament de securitate, inclusiv gestionarea stocurilor care sunt incluse în pachetele de investiții ale fondurilor mutuale. În acest scenariu, agentul poate lucra cu certificate de acțiuni asociate cu un număr de companii diferite. Băncile comerciale și companiile de trust se ocupă adesea de fonduri mutuale și angajează agenți de transfer pentru a ajuta la păstrarea în stare de funcționare a tuturor documentelor și înregistrărilor relevante.
O sarcină comună, dar foarte importantă a agentului de transfer este să transfere dreptul de proprietate asupra certificatelor de acțiuni de la un vânzător la un cumpărător. Aceasta presupune anularea certificatelor mai vechi care acoperă acțiunile care au fost vândute și eliberarea unui nou certificat pentru a acoperi acțiunile achiziționate de un alt acționar. Urmând un model de invalidare a certificatelor mai vechi și emiterea unuia nou, se creează o urmărire a documentelor care ajută la minimizarea șanselor de dublare.
Agentul obișnuit de transfer va avea o anumită pregătire în domeniul finanțelor. O înțelegere fermă a strategiilor de investiții, a organizării corporative generale și a contabilității de bază sunt esențiale pentru ca oricine să funcționeze ca agent de transfer. Multe bănci și companii de trust insistă ca un agent de transfer să aibă o diplomă într-un domeniu de studiu relevant.