Un registru de cheltuieli este un document folosit de contabili și contabili pentru a detalia cheltuielile suportate de o entitate sau de o persoană fizică. De obicei, un registru de cheltuieli detaliază tranzacțiile care au loc într-o anumită perioadă de timp, cum ar fi o săptămână, o lună, un trimestru sau un an. În multe țări, întreprinderile sunt obligate prin lege să țină registre de cheltuieli, astfel încât guvernul să poată preveni și detecta activități ilegale, cum ar fi spălarea banilor sau delapidarea corporativă.
Acestea pot lua forma unei cărți, a unei singure foi de hârtie sau a unui document online sau a unei aplicații software. Un registru de cheltuieli este în mod normal prezentat într-o foaie de calcul cu o serie de anteturi enumerate în partea de sus a documentului, care descompun tranzacția financiară în mai multe secțiuni. În mod obișnuit, diferitele secțiuni ale unui registru înregistrează informații precum tipul plății efectuate, numele destinatarului plății și data unei tranzacții. Registrul include, de obicei, un loc pentru numerele de factură care urmează să fie înregistrate împreună cu numerele talonului de cec ale codurilor de referință pentru plăți electronice.
Un registru trebuie să includă un total al cheltuielilor curente și acesta apare în mod normal pe fiecare linie alături de fiecare cheltuială înregistrată. Contabilul compară de obicei totalul actualizat al cheltuielilor cu cheltuielile enumerate în extrasele bancare pentru a se asigura că tranzacțiile sunt înregistrate cu acuratețe. În unele cazuri, o tranzacție poate apărea în registru cu mult înainte de a apărea pe extrasul bancar, deoarece pot dura câteva zile pentru ca cecurile și alte tipuri de tranzacții să fie procesate. Contabilul este de obicei responsabil pentru revizuirea tranzacțiilor restante până când toate articolele au compensat banca.
În unele țări, proprietarii de afaceri și persoanele fizice pot solicita anumite tipuri de cheltuieli ca deduceri fiscale. În general, autoritățile fiscale solicită un fel de dovezi pentru a susține aceste afirmații. Prin urmare, copii ale registrului de cheltuieli împreună cu documentele justificative, cum ar fi chitanțele și factura, sunt uneori depuse autorităților fiscale. În anumite țări, funcționarii fiscali pot audita contribuabilii pentru anii fiscali anteriori. În consecință, există legi existente în multe țări care cer oamenilor să păstreze documentele financiare, cum ar fi registrele, în dosar pentru un număr de ani.
Uneori, întreprinderile și persoanele fizice pot fi implicate în dispute privind plățile restante. Un cec pierdut sau o plată electronică greșită direcționată poate duce la faptul că furnizorul de servicii nu primește plata. Proprietarii de afaceri și persoanele fizice care țin un registru al cheltuielilor pot rezolva cu ușurință astfel de probleme furnizând informații serviciului furnizat, cum ar fi suma plății și data la care a fost efectuată plata. Contabilii se pot confrunta cu probleme legale atât cu autoritățile fiscale, cât și cu alți furnizori atunci când plățile sunt pierdute sau direcționate greșit și registrele de cheltuieli nu sunt păstrate.