Un registru de achiziții este o înregistrare ținută de o întreprindere în scopuri contabile a tuturor plăților efectuate și a banilor datorați în prezent creditorilor. Scopul acestui lucru este de a păstra înregistrări exacte și de a fi conștienți de câți bani se datorează la un moment dat. În trecut, registrele de achiziții erau ținute manual, dar acum majoritatea companiilor mari folosesc registre computerizate pentru a-și păstra evidența. Este obișnuit ca un registru de achiziții să conțină conturi individuale pentru fiecare furnizor de afaceri împreună cu soldul datorat fiecăruia.
Conducerea unei afaceri de succes necesită o păstrare diligentă a evidențelor, deoarece plățile și încasările de plată au loc într-un ritm adesea frenetic în fiecare zi. O afacere care pierde evidența trecerilor și venirilor acestor bani riscă să fie scurtă atunci când vine timpul să-și achite datoriile. Din acest motiv, un registru de achiziții este păstrat cu intenția specifică de a ține evidența atât a plăților efectuate, cât și a banilor datorați celor care furnizează afacerii bunuri și servicii.
Afacerile intră de obicei într-o relație cu furnizorii pe bază de credit, ceea ce înseamnă că nicio plată nu schimbă efectiv mâinile în momentul achiziției, dar banii sunt datorați furnizorilor pentru a fi plătiți la o dată ulterioară. A ști câți bani îi sunt datorați fiecărui furnizor este o necesitate, iar un registru de achiziții rezolvă această problemă. Fiecare furnizor individual este de obicei reprezentat într-un registru prin contul său propriu, care înregistrează achizițiile efectuate, orice plăți efectuate de companie pentru aceste achiziții și soldul restant datorat furnizorului.
Este înțelept ca întreprinderile să își actualizeze registrul de achiziții în mod regulat pentru a urmări cu atenție câți bani sunt datorați creditorilor. În plus, este necesar un sistem de evidență ușor de urmărit, astfel încât confuzia să nu ducă la plata prea puțin sau chiar prea mult către furnizori la un moment dat. Acest lucru se poate realiza prin numerotarea fiecărei achiziții și plăți, astfel încât acestea să fie ușor de localizat și identificat.
Toate aceste evidențe au fost făcute mult mai ușoare pentru afaceri odată cu progresele realizate în tehnologia computerelor. Este disponibil software-ul care acționează în esență ca un registru digital de achiziții, cu plățile și achizițiile înregistrate cu doar câteva apăsări simple de taste. Chiar dacă o întreprindere și-a computerizat înregistrările plăților și cumpărăturilor, trebuie totuși să se asigure că este diligentă în actualizarea înregistrărilor pentru a păstra înregistrările sale să nu devină datate.