Un registru al clienților este o parte specifică a registrului general al unei companii dedicată în întregime tranzacțiilor companiei cu clienții săi. Deoarece punerea tuturor tranzacțiilor comerciale într-o singură locație de contabilitate ar fi nesfârșit de confuză, companiile folosesc registre separate, dedicate diferitelor aspecte ale afacerilor lor. Unul dintre aceste registre subsidiare este registrul clienți, care detaliază toate conturile de încasat pe care le-a acumulat o companie. Acest lucru este necesar în special atunci când companiile au acorduri de creditare cu clienții lor, deoarece astfel de aranjamente duc adesea la plăți multiple pentru un singur articol achiziționat.
Contabilitatea este o sarcină necesară pentru orice companie care speră să facă afaceri eficiente. Dacă o companie nu poate urmări toți banii care intră și ies, poate duce la pierderea și nerecuperarea banilor. În plus, ținerea evidenței tuturor tranzacțiilor pe care o companie le întreprinde este necesară atunci când vine momentul să plătească taxe. Întrucât un registru general poate deveni supraîncărcat și confuz dacă toate tranzacțiile diferite sunt incluse într-un mod întâmplător, sunt necesare registre dedicate unor ramuri de afaceri specifice. Un registru al clienților este unul dintre aceste registre specifice.
Este necesar ca anumite lucruri să fie incluse într-un registru al clienților. În primul rând, trebuie incluse toate numele și informațiile importante referitoare la clienții unei anumite companii. Fiecare client ar trebui să ocupe propria pagină, care ar trebui să detalieze toate tranzacțiile diferite care au loc între afacere și acel client. Tranzacțiile includ orice achiziții efectuate, orice retur de la client și plățile efectuate către compania în cauză.
În multe cazuri, companiile pot dori să păstreze și mai multe detalii în registrele lor de clienți. Acest lucru poate preveni orice confuzie în procesul de contabilitate. De exemplu, dacă articolele sunt expediate, ar trebui incluse comanda de expediere și orice numere de identificare a expedierii. Numerele de serie ale articolelor achiziționate ar trebui să aibă, de asemenea, un loc specific în registru. Copiile facturilor efective care au fost trimise clienților sunt, de asemenea, utile pentru a fi consultate dacă apar discrepanțe.
Când companiile au întocmit un registru al clienților în trecut, acesta era adesea manual într-o secțiune a registrului general sau într-o carte separată care, combinată cu registrele dedicate conturilor de plătit, inventarului și altor aspecte comerciale, cuprindeau toată evidența contabilă. Tehnologia modernă a făcut ca ținerea registrului să fie un proces mult mai ușor, deoarece este adesea gestionată acum de software de calculator. Acest lucru impune contabililor să introducă pur și simplu date referitoare la clienți și la achizițiile acestora. Software-ul face apoi toate calculele necesare și aranjează toate detaliile disparate într-un întreg coerent.