O companie de producție are trei componente principale de urmărit în timpul proceselor de producție: materiale, forță de muncă și cheltuieli generale. Contabilii de costuri folosesc diferite registre de contabilitate – jurnale sau registre – pentru a urmări costurile asociate cu orice activitate de producție. Un registru de materiale reține toate tranzacțiile care se referă la achiziționarea și utilizarea materialelor pentru producerea de bunuri. Orice utilizare sau mișcare a materialelor are o înregistrare în acest registru, indiferent dacă compania utilizează o comandă de muncă sau un sistem de cost al procesului. Un registru de materiale este de mare importanță pentru o afacere de producție.
Un registru de materiale poate avea mai multe registre secundare sau jurnale. Aceasta oferă o abordare mai aprofundată a înregistrării și raportării cifrelor financiare referitoare la activitățile de producție. Câteva registre secundare obișnuite pot fi conturi de plăți, jurnale diferite pentru tipurile de materiale utilizate în producție și registre contabile similare. Registrul principal conține doar informațiile agregate pentru diferite tranzacții, făcând cartea mai concisă atunci când revizuiți numere. Contabilii de costuri sunt responsabili pentru menținerea tuturor registrelor și registrelor secundare în acest proces contabil.
Materialele directe sunt singurele articole sau tranzacții înregistrate într-un registru de materiale. Articolele au clasificarea materialelor directe atunci când resursa este absolut necesară pentru producerea unui produs. De exemplu, widget-urile din oțel necesită oțel ca principal material de producție. Orice achiziții sau utilizări de oțel din inventarul de materiale al companiei au reprezentare în registrul de materiale. Din nou, registrele secundare pot fi necesare dacă o companie necesită mai multe tipuri de materiale directe pentru a produce un bun.
Mai multe registre și conturi financiare alcătuiesc sistemul de contabilitate a costurilor unei companii. Împreună cu un registru direct al materialelor, contabilii pot folosi registre pentru a înregistra forța de muncă directă pentru producerea de bunuri și cheltuielile generale – costuri indirecte care nu pot fi urmărite la un singur bun. Toate aceste conturi individuale curg în contul de lucru în curs (WIP) din sistemul de contabilitate a costurilor. Contul WIP indică costul fiecărei resurse utilizate în prezent în producerea de bunuri. Prin urmare, o înregistrare va avea reprezentare în cel puțin două registre, cum ar fi registrul material și registrul WIP, de exemplu.
Scopul registrelor este de a ține evidența costurilor materialelor utilizate la producerea mărfurilor. Toate loturile sau procesarea mărfurilor implică anumite tipuri de costuri. Contabilii de costuri au nevoie de aceste informații pentru a aloca costurile de producție tuturor bunurilor din procesul de fabricație. Acest lucru permite unei companii să evalueze cât de eficient folosește materialele pentru a produce articole.