Există o serie de situații în care o persoană poate avea nevoie să scrie o scrisoare de scutire. De exemplu, poate fi necesar să se explice de ce un contribuabil este scutit de la plata anumitor taxe locale, de stat sau federale. În plus, o astfel de scrisoare poate fi necesară pentru a afirma din punct de vedere legal o scutire de la vaccinările impuse legal sau alte cerințe legale la care o persoană are un motiv întemeiat pentru nerespectare. Deși fiecare situație poate necesita informații ușor diferite, formatul unei scrisori de scutire va fi în mare parte același, indiferent de utilizarea prevăzută. Scrisoarea trebuie să includă informații de identificare de bază, o explicație a obligației legale și a motivului scutirii și să precizeze clar că autorul solicită scutirea.
Când scrieți o scrisoare de scutire, primul pas este să vă asigurați că corespondența este adresată persoanei sau agenției corespunzătoare. Agențiile fiscale, de exemplu, pot avea multe birouri și adrese diferite care primesc corespondența contribuabililor. Un simplu apel telefonic ar trebui să asigure adresa poștală adecvată și numele persoanei căreia trebuie să i se adreseze scrisoarea, dacă este cazul.
Scrisoarea în sine ar trebui să conțină informațiile pertinente ale scriitorului, dacă nu pe antet, cum ar fi numele, adresa și adresa de e-mail sau numărul de telefon. După ce o abordează corect, scrisoarea ar trebui să precizeze la ce se referă, cum ar fi „scutirea de taxe pe vânzări” sau „scutirea de vaccinare”. De asemenea, trebuie furnizat un număr de identificare a contribuabilului sau un număr de securitate socială, astfel încât destinatarul să știe ale cui înregistrări sunt afectate de scutire.
În corpul unei scrisori de scutire, autorul trebuie să precizeze care este obligația legală față de care solicită o scutire. De exemplu, dacă obligația legală este de a plăti taxa pe vânzări, atunci autorul scrisorii ar trebui să recunoască faptul că această obligație face obiectul scrisorii și, prin urmare, scutirea. După ce a precizat care este obligația legală, scriitorul ar trebui să explice de ce are dreptul la o scutire de la obligație. Dacă este posibil, autorul ar trebui să includă o referire la o sursă juridică care îi dă dreptul la scutire.
Pe lângă explicarea obligației legale și a motivului pentru care scriitorul consideră că are dreptul la scutire, scrisoarea trebuie să menționeze clar că autorul solicită scutirea. Dacă scutirea este pentru un minor, ca și în cazul obligației de vaccinare, atunci scriitorul trebuie să includă numele copilului, relația cu copilul și să afirme scutirea parentală din motive religioase, de exemplu. Declararea scutirii într-o propoziție simplă la sfârșitul scrisorii ar trebui să clarifice cititorului că autorul solicită scutirea.