Un guvern slab definește o agenție care reduce birocrația prin eliminarea pașilor inutile pentru a răspunde cerințelor publicului. Se bazează pe un concept de eficientizare a proceselor pentru a permite lucrătorilor guvernamentali să facă mai mult cu mai puțin și de îmbunătățire a timpilor de răspuns cu personal redus. Conceptul a apărut pentru prima dată în industria de producție odată cu producția de masă de automobile. Agențiile guvernamentale au recunoscut beneficiile și au început să implementeze filosofia în sectorul public de a oferi servicii mai bune.
Consultanții ajută de obicei la analiza și utilizarea strategiilor guvernamentale lean. Ei ar putea monitoriza funcțiile existente pentru a identifica pașii care costă bani și pierd timp, întârziind serviciul către public. În funcție de metoda folosită de consultanți pentru a obține o guvernare slabă, scopul este eliminarea muncii neesențiale și a risipei.
Un stil de a crea un guvern slab folosește fluxul continuu de sarcini pentru a accelera munca. De exemplu, un membru al publicului care solicită o autorizație de construire așteaptă, de obicei, până când cererea trece prin mai multe departamente diferite. Când se implementează guvernarea slabă, nivelul cererii clienților este monitorizat și personalul ajustat pentru a satisface această cerere.
Departamentele ar putea fi consolidate pentru a elimina timpul pierdut pe măsură ce permisul trece de la un departament la altul. Angajații care preiau cererile originale ar putea fi instruiți să parcurgă toți pașii necesari pentru aprobarea permisului într-o zonă. În teorie, acest lucru reduce întârzierea și resursele necesare pentru a face treaba.
Un alt concept folosit în mod obișnuit în guvernarea slabă se învârte în jurul conceptului primul intrat, primul ieșit. Procedura guvernamentală tipică include tăvi pentru lucrările care necesită atenție. Pe măsură ce munca se îngrămădește, prima sarcină ajunge în partea de jos a grămezii, ceea ce întârzie procesarea pentru clienții care au trimis mai întâi documentele. Atunci când munca primită în acea zi este gestionată în acea zi, aceasta accelerează procesarea și elimină acumularea de documente pe măsură ce săptămâna de lucru progresează.
Această strategie ar putea, de asemenea, să standardizeze sarcina de muncă pentru angajații individuali. În loc ca lucrătorii care performează mai eficient să facă mai mult, fiecare angajat ar fi responsabil pentru munca sa în fiecare zi. În cadrul departamentului, fiecare angajat este instruit pentru a gestiona cererea clientului și a finaliza sarcina fără întârziere. Nivelurile de personal ar putea fi ajustate pentru a face față cererii clienților prin monitorizarea timpului disponibil în raport cu volumul de muncă.
Guvernul Lean ar putea folosi conceptul six sigma care promovează schimbarea practicilor curente pentru a examina serviciile din punctul de vedere al clientului. Practic, folosește formule matematice pentru a calcula numărul de greșeli și pentru a stabili standarde acceptabile pentru erori. Filosofia six sigma sugerează că defectele sunt inacceptabile și sursa erorilor ar trebui eliminată.