Aplicațiile de fax sunt aplicații descărcabile care sunt concepute pentru a permite smartphone-urilor să simuleze un anumit nivel de funcționalitate a aparatului de fax. Unele dintre aceste aplicații pot trimite și primi faxuri, în timp ce altele sunt capabile doar să le vizualizeze. O altă opțiune care este uneori prezentă într-o aplicație de fax este capacitatea de a completa anumite câmpuri de date cu tastatura smartphone-ului sau chiar de a semna documente. De asemenea, uneori este posibil să utilizați o cameră a unui smartphone pentru a face o fotografie a unui document și apoi a trimite acel fișier ca fax. În unele cazuri, o aplicație de fax poate furniza pur și simplu o conexiune la un serviciu de fax pe internet plătit, deși altele se bazează exclusiv pe infrastructura celulară.
Tehnologia faxului a fost un aspect important al comunicațiilor de afaceri încă din anii 1970. Această tehnologie a implicat în mod tradițional conectarea unui aparat de fax la o linie telefonică și apoi utilizarea acestuia pentru a apela o altă linie telefonică care este, de asemenea, conectată la un aparat de fax. Aparatul de fax care inițiază apelul poate scana și transmite apoi un document prin conexiunea telefonică, după care aparatul care îl primește îl va reproduce. Acesta poate fi folosit pentru a transmite toate tipurile diferite de documente, deși este deosebit de util pentru obținerea de semnături de la distanță.
Smartphone-urile sunt capabile de comunicații vocale și prin e-mail, dar de obicei le lipsesc unele dintre cele mai importante funcționalități oferite de aparatele de fax. Deoarece mulți profesioniști se bazează pe aceste dispozitive pentru comunicațiile de afaceri, aplicația de fax este o modalitate de a adăuga această funcționalitate lipsă. Diferitele aplicații de fax au o varietate de seturi de caracteristici, deși capacitatea de a primi și vizualiza faxuri, de obicei printr-o conexiune la Internet, este singura caracteristică. Unele dintre aceste aplicații necesită un abonament la un serviciu de fax pe internet, deși nu este întotdeauna cazul.
Pe lângă primirea și vizualizarea documentelor trimise prin fax, uneori este posibil ca o aplicație de fax să creeze și să trimită documente noi. Unele aplicații solicită utilizatorului să trimită documente prin e-mail către un serviciu, astfel încât acestea să poată fi reformatate pentru trimitere prin fax, în timp ce altele sunt capabile să trimită orice fișier ca fax. Un alt mod în care funcționează unele aplicații de fax implică utilizarea camerei încorporate prezente în majoritatea smartphone-urilor. Acest tip de aplicație de fax permite utilizatorului să facă o fotografie a oricărui document și apoi să o trimită ca fax. Unele dintre aceste aplicații permit, de asemenea, utilizatorului să-și semneze numele în documente de fax, deoarece aceasta a fost în mod tradițional o utilizare atât de importantă a tehnologiei fax.