Programele de server de fax cu sursă deschisă sunt create pentru a ajuta companiile să urmărească utilizarea faxurilor și pentru a face trimiterea și primirea faxurilor mult mai ușoară prin stocarea totul într-un computer. Adevăratele servere de fax necesită servere hardware pentru a funcționa, dar un server de fax open source elimină această nevoie prin virtualizarea tuturor serviciilor și lăsând doar spațiu pe hard disk ca nevoie. Pe lângă virtualizare, cel mai bun server de fax se va putea conecta la bazele de date în scopuri de stocare și va putea direcționa faxurile primite către utilizatorii corespunzători. De asemenea, va putea bloca anumite numere de telefon, cum ar fi numerele de telefon de urgență, astfel încât să nu fie pierdut timp sau bani.
Una dintre multele sarcini ale unui bun server de fax open source este virtualizarea tuturor serviciilor. Un adevărat server de fax necesită un computer server, software server, o cantitate mare de resurse și cabluri telefonice. Un server de fax virtualizat are nevoie doar de spațiu pe hard disk, deși unele pot necesita un cablu telefonic, în funcție de model. Programele virtualizate pot economisi bani unei companii, deoarece sunt necesare mai puține resurse și hardware, ceea ce face mai ușor de rulat și întreținut.
Majoritatea clienților de servere de fax open source au nevoie de servere de fax deoarece primesc sau trimit o cantitate masivă de faxuri. Pentru a ține pasul cu această nevoie și pentru a ajuta la stocarea tuturor faxurilor de intrare și de ieșire, un server de fax open source ar trebui să se poată conecta la o bază de date. În acest fel, baza de date poate stoca toate informațiile fără ca utilizatorul să fie nevoit să salveze manual documentele.
Când un server de fax cu sursă deschisă primește un fax, poate face unul din două lucruri. Poate salva toate faxurile într-o căsuță de intrare mare până când un utilizator o deschide sau poate direcționa faxul către utilizatorul corespunzător. Dirijarea unui fax către utilizatorul corect necesită, de obicei, unele lucrări inițiale sau programare, dar acest lucru va crește eficiența serverului de fax și va asigura că fiecare utilizator primește faxul de îndată ce este primit.
Unele servere de fax open source, la fel ca faxurile obișnuite, pot apela accidental numere, cum ar fi 911 și alte numere de urgență. Acest lucru costă banii companiei, deoarece aceste servicii în mod normal taxează pentru apelurile inutile, chiar dacă compania nu a intenționat să efectueze apelul. Capacitatea de a bloca aceste numere – și alte numere de telefon care nu sunt propice unui mediu de lucru – va asigura că faxul este utilizat numai în scopuri comerciale.