Un server de fax este software și hardware care permite multor utilizatori să trimită și să primească documente printr-un sistem central de fax. Software-ul de fax rulează pe un computer dedicat frecvent sarcinii de fax. Hardware-ul său include unul sau mai multe modemuri fax conectate la linii telefonice sau la o rețea IP (Internet Protocol). Serverele de fax sunt folosite pentru a reduce costurile și pentru a îmbunătăți eficiența de către organizațiile de toate tipurile. Unii oameni au construit afaceri întregi în jurul taxării altora pentru a trimite, primi și stoca faxuri folosind serverele lor.
Software-ul serverului de fax colectează documente pentru a fi trimise prin fax de la mai mulți utilizatori. Adesea trimise prin e-mail sau încărcate printr-o interfață web, acestea pot fi într-unul dintre mai multe formate populare. Textul simplu, formatul de document portabil (PDF) și documentele software obișnuite de procesare a textului sunt în general acceptate. Unele servere de fax permit utilizatorilor să scoată documente direct pe un dispozitiv de imprimare virtuală. Acest dispozitiv transferă apoi documentele pe server fără a le imprima efectiv.
Odată primit de către serverul de fax, fiecare document este convertit în format fax și pus în coadă pentru transmisie. Unul dintre, posibil, mai multe modemuri fax autonome sau bazate pe card de pe computerul server transmite documentul. Când este terminat, un mesaj de succes sau de eșec poate fi trimis prin e-mail, mesaj text sau alte mijloace către utilizatorul inițial.
Un server de fax răspunde, de asemenea, la apelurile de fax primite și le poate analiza în funcție de o listă de expeditori de fax cunoscuți. Documentele primite de server pot fi stocate în PDF sau în alte formate comune. Serverul poate e-mail un document direct sau pur și simplu poate notifica utilizatorului că există un fax în așteptare.
În comparație cu faxurile tradiționale, un server de fax oferă multe avantaje. Nu sunt necesare documente imprimate, economisind hârtie și toner. Documentele sunt transmise de îndată ce un modem fax este liber, mai degrabă decât atunci când cineva are timp să le faxeze manual. Documentele primite sunt disponibile instantaneu și numai de către destinatarul vizat. Un singur server de fax este de obicei necesar pentru o organizație mare, mai degrabă decât multe aparate de fax individuale.
Blocajele de hârtie și paginile sărite nu mai sunt probleme cu un server de fax. Dacă este necesar, faxurile pot fi urmărite și înregistrate mai ușor. Pentru întreținere, un departament de Tehnologia Informației (IT) își poate asuma responsabilitatea pentru un server situat central. Capacitatea de fax automat poate fi adăugată sau activată în alte tipuri de software. Un server poate livra, de asemenea, un fax către o cutie poștală a sistemului de mesagerie unificată în loc să-l trimită prin e-mail.
Unele servere de fax sunt concepute pentru a trimite și primi faxuri direct prin intranetul corporativ. Acestea utilizează tehnologia „fax over IP” T.38 a Uniunii Internaționale de Telecomunicații (ITU) în loc de o linie telefonică. Serviciile de fax prin Internet oferă adesea faxuri convenabile și stocarea documentelor pentru proprietarii individuali de afaceri. Pentru o taxă lunară, un utilizator poate avea unul sau mai multe numere de fax în diferite coduri de zonă, fără a fi necesare linii telefonice. Faxurile sunt stocate pe un server și încărcate sau descărcate ca documente prin Internet.
Software-ul pentru server de fax este disponibil pentru cele mai comune sisteme de operare. Software-ul de bază este adesea inclus cu sistemul de operare. De obicei, software-ul mai avansat poate fi achiziționat de la terți. Unele programe sunt furnizate și de furnizori open source.