Există mai multe tipuri de software gratuit pentru fax disponibile pentru mai multe sisteme de operare. Majoritatea programelor gratuite sunt concepute pur și simplu pentru a trimite un fișier imagine către un aparat de fax și pentru a negocia protocoalele de comunicații printr-un modem și o linie telefonică standard sau o conexiune Voice over Internet Protocol (VoIP). Unele programe gratuite sunt concepute doar pentru a primi faxuri în același mod sau pot gestiona atât trimiterea, cât și primirea. Mai multe programe gratuite de fax cu funcții complete pot converti documente în fișiere imagine care pot fi trimise către un fax sau poate utiliza programe open source de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a converti faxurile primite în fișiere text editabile. Un tip ușor diferit de software gratuit de fax acționează doar ca un instrument de gestionare, bazându-se în schimb pe servicii online gratuite pentru a efectua faxul propriu-zis, deși aceste programe gratuite pot avea reclame pe pagina de copertă a faxului.
Unul dintre cele mai frecvente tipuri de software gratuit pentru fax este un program care trimite într-un fel un fax către un alt aparat. Acestea pot fi foarte simple, cu doar capacitatea de a forma, conecta și trimite un fișier imagine, sau pot fi mai bogate în funcții, folosind module pentru a converti documentele text în imagini înainte de a fi trimise. În general, un modem și o linie telefonică standard sunt necesare pentru ca un program de fax să funcționeze, deși unele programe gratuite fac posibilă utilizarea unei conexiuni VoIP pentru a trimite faxul.
Mai puțin obișnuite sunt programele gratuite de fax concepute pentru a primi faxuri printr-un modem. Acest lucru se datorează parțial pentru că poate fi dificil sau impractic să interoghezi un modem pentru un semnal de fax fără a întrerupe alte dispozitive, cum ar fi roboturile telefonice, care interogează și linia. Multe versiuni de software de recepție se bazează pe utilizator pentru a indica când primește un fax, ceea ce face necesar ca utilizatorul să rămână în fața computerului până la sosirea apelului.
Există o mână de suite gratuite de fax cu funcții complete care facilitează trimiterea și primirea faxurilor. Aceste programe pot uneori să gestioneze documente, să le convertească între formate și să efectueze faxuri automate către mai multe numere dintr-o agendă de adrese. Alte funcții utile care pot fi implementate includ trimiterea de documente fax convertite prin e-mail, e-mail sau notificare prin mesagerie instantanee a faxurilor primite și editarea de bază a imaginilor pentru a permite adăugarea de semnături sau sigilii la documentele trimise prin fax.
Un ultim tip de software gratuit pentru fax este un program care nu include niciun tip de funcționalitate înnăscută pentru a trimite sau a primi faxuri în sine. În schimb, aceste programe se concentrează pe crearea de documente și apoi se conectează la un server online prin Internet pentru a trimite faxul. Acest lucru are avantajul de a nu necesita un computer sau un dispozitiv care rulează programul gratuit de fax pentru a avea instalat un modem, dar are complicația de a te baza pe un serviciu terță parte pentru trimiterea de fax. În aceste cazuri, programul gratuit poate deveni inutil dacă serverul online principal nu mai funcționează, în același timp potențial eliminând controlul asupra anumitor aspecte legate de calitate ale transmisiei de fax.