Un depozit de informații este o colecție de informații interconectate menținute într-o rețea pe mai multe servere. Acesta creează o resursă unificată pentru care oricine este conectat la sistem să o acceseze atunci când are nevoie de informații. Numeroase organizații folosesc depozite de informații pentru a-și gestiona datele și pot face rețea cu alții pentru a partaja materiale, dacă este necesar. Este posibil ca tehnologia informațională de bază să fie foarte robustă pentru a gestiona volumul de informații și cereri. Acest termen poate fi folosit și pentru a se referi la un anumit tip de gestionare a datelor.
Depozitul de informații depune în mod regulat date relevante împreună cu metainformații. Utilizatorii care doresc să acceseze informațiile pot efectua o căutare pentru a găsi material relevant pentru interesele lor. Arhivele pot include o varietate de tipuri de informații, inclusiv imagini, videoclipuri și text. Utilizatorii pot restrânge căutările după tip pentru a găsi materiale specifice. Accesul este adesea limitat de parole și alte măsuri de securitate pentru a proteja integritatea informațiilor și a limita abuzurile sistemului.
În sensul unei abordări a managementului datelor, un depozit de informații este un spațiu de stocare secundar pentru date. Când datele nu mai sunt necesare într-un server sau o unitate principală, acestea pot fi mutate în depozitul de informații în scopuri de arhivare. Acest lucru eliberează spațiu pe sistemele aflate în uz curent, fără a distruge datele care pot fi necesare ulterior. Procesul poate fi automatizat pentru a facilita funcționarea fără probleme în cadrul sistemului și pentru a se asigura că datele se transferă în mod regulat, mai degrabă decât întâmplător.
Când datele intră într-un depozit de informații pentru stocare, sistemul le poate eticheta cu informații relevante și poate verifica dacă există deja un fișier identic. Dacă se întâmplă, duplicatul poate fi distrus. Sistemul va stoca datele atât timp cât este indicat. Unele purifică periodic pentru a elibera spațiu, în timp ce altele pot fi setate să păstreze datele la infinit, atâta timp cât datele rămân utile și sistemul încă funcționează.
Depozitele de informații sunt adesea stabilite în rețele și pot include un amestec de computere pentru stabilitate și fiabilitate. Ei pot automatiza backup-urile pe bandă, disc și alte medii pentru a se asigura că datele vor fi disponibile dacă este necesar. A te baza doar pe un singur site de stocare a datelor poate fi periculos, deoarece orice problemă la acel site poate duce la pierderea permanentă a datelor. Personalul din tehnologia informației poate programa backup-uri automate ca parte a întreținerii de rutină pentru a menține sistemul să funcționeze fără probleme.