Funcția exactă și jurisdicția pe care o are o instanță de judecată vor diferi foarte mult în lume. În majoritatea țărilor europene și nord-americane, inclusiv în Statele Unite, instanțele de judecată sunt instanțe civile sau penale de nivel inferior. Obținerea de copii ale dosarelor instanței de judecată se poate realiza de obicei online, prin poștă sau în persoană. Rezumatele cazurilor pot fi adesea accesate gratuit online; cu toate acestea, cererile de copii certificate sau copii ale unor documente specifice depuse într-un caz pot necesita completarea unei cereri prin poștă sau în persoană și plata unei taxe.
Magistrații sunt adesea numiți de judecătorii aleși sau numiți în cadrul sistemului judiciar. Un magistrat are aceeași jurisdicție și autoritate pe care o are un judecător obișnuit pentru a audia și a decide chestiuni juridice. O instanță de judecată civilă audiază adesea cazuri cum ar fi litigiile proprietar-chiriaș, procese pentru cereri cu valoare redusă și probleme de divorț sau succesiune necontestate. Magistrații penali se pot ocupa de audierile inițiale, pot stabili cauțiune și pot prezida chestiunile preliminare sau procesele inculpaților acuzați de contravenții. Ca urmare a varietății de cazuri pe care o instanță de judecată le poate audia, înregistrările instanței de judecată pot cuprinde o serie de tipuri diferite de înregistrări.
În majoritatea sistemelor judecătorești, grefierul instanțelor este responsabil pentru păstrarea dosarelor judecătorești. Prin urmare, atunci când căutați înregistrările instanței de judecată, cel mai bun loc pentru a începe este o căutare pe internet a grefierului de judecată pentru sistemul în care se află instanța. De pe site-ul grefierului instanțelor, dacă a fost găsit unul, căutați o opțiune „căutare înregistrări” sau ceva similar. Înregistrările online pot fi căutate în general după numele părții, tipul de caz sau numărul cazului. Dacă înregistrarea este localizată online, de multe ori puteți să tipăriți înregistrarea direct de pe site.
În cazul în care înregistrările necesare ale instanței de judecată nu pot fi găsite online sau dacă evidențele online sunt incomplete, este recomandabil să contactați direct grefierul. Deși majoritatea înregistrărilor instanței de judecată sunt informații publice, înregistrările detaliate sau copiile specifice ale documentelor pot solicita solicitantului să completeze un formular de informații care să indice cine este și de ce înregistrările sunt solicitate. În cele mai multe cazuri, acest lucru se poate face fie personal, fie prin poștă.
Copiile certificate ale dosarelor instanței de judecată pot fi necesare pentru o varietate de motive, inclusiv căsătorie sau divorț, cercetare genealogică sau pentru ștergerea cazierului judiciar. O copie certificată este o copie a unui dosar judecătoresc care a fost certificată cu un sigiliu și semnătură de către grefier ca o copie fidelă și exactă. Aproape întotdeauna se percepe o taxă atunci când se solicită o copie certificată.