Istnieje wiele strategii, które można wykorzystać do efektywnego pisania dokumentów technicznych. Wielu ekspertów, którzy specjalizują się w efektywnym pisaniu technicznym, ma własną metodę tworzenia dokumentów technicznych dla swoich odbiorców, ale istnieje kilka ogólnych praktyk, których zazwyczaj należy przestrzegać. Skuteczne pisanie techniczne można osiągnąć, analizując potrzeby odbiorców docelowych i tworząc dokumentację, która jest prosta i łatwa do zrozumienia i konsumpcji dla czytelnika.
Analiza odbiorców jest jednym z najważniejszych aspektów każdego zadania pisemnego. Pisarze techniczni muszą być w stanie zrozumieć potrzeby swoich docelowych odbiorców, aby tworzyć dokumenty, które najlepiej do nich pasują. Jeśli docelowa publiczność jest dobrze zorientowana w określonym rodzaju technologii, autor może nie być mądrym tworzeniem dokumentu, który koncentruje się na elementarnych aspektach technologii. Pisanie techniczne może być skuteczne tylko wtedy, gdy autor ma dogłębne zrozumienie problemów, które dotykają odbiorców docelowych. Po zdobyciu wglądu w potrzeby odbiorców, pisarz techniczny będzie mógł skutecznie tworzyć dokumenty, które odpowiadają tym potrzebom.
Skuteczne pisanie techniczne składa się również z prozy, która jest łatwa do czytania i konsumpcji. Często dokumenty techniczne składają się z różnych złożonych koncepcji i metodologii, które dotyczą określonego typu sprzętu lub technologii. Z tego powodu skuteczne pisanie techniczne musi zawierać strategie, które pomogą czytelnikowi zrozumieć informacje w prosty sposób. Dokument, który jest zbyt techniczny, może zniechęcić osobę do przeczytania dokumentu, a tym samym nie edukować czytelnika na temat materiału, którego dotyczy dokument.
Inna strategia, która jest powszechnie stosowana do efektywnego pisania technicznego, polega na pisaniu aktywnym głosem. Z gramatycznego punktu widzenia, aktywny głos opisuje podmiot wykonujący czynność określoną przez czasownik; w tym przypadku podmiot coś robi. Głos pasywny często zamiast tego opisuje czasownik, który jest wykonywany przez podmiot. Oprócz aspektu gramatycznego, aktywny głos pomoże pisarzowi wyrazić koncepcje w jasny, zorganizowany sposób podczas tworzenia dokumentów technicznych.
Skuteczna organizacja treści może również odgrywać znaczącą rolę w procesie pisania technicznego. Pisarz techniczny musi być w stanie tworzyć i organizować treści w skuteczny sposób. Często można to osiągnąć, tworząc spis treści z licznymi rozdziałami i podtytułami.