Deklaracja zakresu to pisemny dokument przygotowany przez kierownika projektu na początku każdego znaczącego projektu biznesowego lub budowlanego. Dokument ten należy udostępnić klientowi, jeśli jest to praca zewnętrzna, lub sponsorowi, jeśli projekt ma być realizowany we własnym zakresie. Głównym celem deklaracji zakresu jest szczegółowe omówienie celów projektu, kroków podjętych w celu osiągnięcia tych celów oraz przeszkód i kosztów związanych z całym procesem. W ten sposób może zapewnić rodzaj listy kontrolnej, która określa, czy projekt był udanym przedsięwzięciem po jego zakończeniu.
Zadaniem kierownika projektu jest pełnienie funkcji nadzorcy we wszystkich rozbieżnych aspektach każdego rodzaju projektu, do którego jego firma jest zatrudniona. W zależności od wielkości projektu, może to być pozornie przytłaczające zadanie bez pewnego rodzaju określenia celów i zadań, z którymi można się konsultować w trakcie procesu. Służy temu deklaracja zakresu, która jest ważna nie tylko dla kierownika projektu, ale także dla klientów, którzy potrzebują wykonanej pracy.
W deklaracji zakresu efektywnego powinno znaleźć się wiele elementów. Powinna najpierw zidentyfikować powód, dla którego ten projekt jest podejmowany, ustanawiając go jako rodzaj problemu, który projekt ma naprawić. Po tym powinien nastąpić jakikolwiek produkt, który ma wytworzyć projekt. Ten produkt jest zasadniczo rozwiązaniem problemu zidentyfikowanego w pierwszej części.
Od tego momentu deklaracja zakresu powinna stać się bardziej szczegółowa w opisach potrzeb i realiów projektu. Stwierdzenie powinno dać jasny obraz tego, co dokładnie zespół kierownika projektu może dostarczyć do procesu, a co jest poza jego zasięgiem i dlatego musi być dostarczone przez innych. W ten sposób kierownik może dokładnie określić, czego można oczekiwać od swoich pracowników podczas projektu.
Kolejna część deklaracji zakresu powinna być poświęcona kosztom, zarówno pod względem tego, ile będzie kosztował projekt, jak i, jeśli jest to jakiś rodzaj transakcji biznesowej, ile pieniędzy powinien wygenerować. Po zakończeniu projektu szybkie zapoznanie się z pierwotnym oświadczeniem nie powinno pozostawiać wątpliwości, czy misja projektu została osiągnięta. Działa jak rodzaj kontraktu między kierownikiem projektu a klientem, a jeśli zostanie wykonany prawidłowo, eliminuje wszelkie wątpliwości, które mogą być szkodliwe dla obu stron.