W biznesie karta projektu to dokument, który definiuje projekt i przedstawia do niego uprawnienia. Określa podstawowe cele, wartości i intencje projektu. Gwarantuje to, że wszyscy interesariusze zgadzają się co do celu i zakresu projektu, co zapobiega zamieszaniu w trakcie realizacji projektu. Chociaż karta projektu może nie być wymagana przez prawo, jest to cenne narzędzie wykorzystywane przez planistów projektu i inne zainteresowane strony do utrzymania porządku i ukierunkowania projektu.
Jeśli firma sporządziła w przeszłości karty projektu, planiści mogą użyć starej karty projektu jako szablonu, ale jeśli nie, szablony są dostępne zarówno w Internecie, jak iw książkach i czasopismach dotyczących planowania biznesowego. Wiele szczegółów można zaczerpnąć z propozycji projektu. Propozycja projektu na ogół jest pisana jako sposób na uzyskanie finansowania lub wsparcia dla projektu. Zawiera listę celów projektu i sposobu ich osiągnięcia.
Aby była użyteczna, karta projektu musi zawierać pewne informacje. Po pierwsze, powinien zawierać nazwę projektu i osobę odpowiedzialną. Powinna nakreślać role kluczowych osób, takich jak inwestorzy, zarządcy i właściciele nieruchomości, a także definiować terminologię. Dzięki temu wszyscy zaangażowani w projekt mogą dzielić się tym samym słownictwem, co znacznie ułatwia omawianie projektu.
Karta projektu powinna również wymieniać cele projektu. Powinny to być te same cele, które zostały przedstawione we wniosku projektowym. Zmiana tych celów powinna zostać oceniona i zatwierdzona przez wszystkich interesariuszy przed wprowadzeniem zmian. Jak każdy dobry cel, cele określone w karcie projektu powinny być konkretne i realistycznie osiągalne. Należy nakreślić harmonogram, aby interesariusze mogli ocenić postępy.
Inne kluczowe elementy karty projektu to priorytety i zakres. Priorytety mówią, jakie cele są najważniejsze, a zakres opisuje, z czym projekt będzie, a czego nie. Są one ważne, aby zapobiec tak zwanemu pełzaniu zakresu — stopniowemu rozszerzaniu celu projektu, aż stanie się niemożliwym do zarządzania bałaganem celów, który wysysa czas, pieniądze i zasoby.
W rzeczywistości należy również dołączyć szczegółowy opis czasu, pieniędzy i zasobów dostępnych dla projektu. Należy określić przewidywany koszt i dostępne fundusze, podobnie jak termin zakończenia projektu. W zależności od wielkości projektu i potrzeb poszczególnych udziałowców karta projektu może zawierać dodatkowe informacje, ale nigdy nie powinna pomijać żadnego z tych kluczowych punktów.