Przy tworzeniu nowej lokalizacji biurowej zwykle bierze się pod uwagę pomysł wynajmu mebli biurowych. W rzeczywistości istnieje kilka korzyści z dzierżawy różnych rodzajów mebli biurowych. Jednocześnie istnieje również kilka wad, którym należy się dokładnie przyjrzeć przed podjęciem decyzji, że najrozsądniejszą opcją będzie leasing mebli.
Jedną z głównych korzyści leasingu mebli biurowych jest to, że nie ma potrzeby pochłaniania większych kosztów zakupu mebli do nowego biura. Jest to szczególnie ważne dla małych firm, które działają ze stosunkowo niskim przepływem gotówki i posiadanych aktywów. W przypadku firm oferujących krótkoterminowe umowy najmu mebli biurowych często konieczność posiadania ustalonej zdolności kredytowej nie jest kluczowym czynnikiem, co oznacza, że nie trzeba czekać na zatwierdzenie kredytu. Ta cecha może być szczególnie atrakcyjna dla firm, które dopiero rozpoczynają działalność.
Kolejną zaletą leasingu mebli biurowych jest to, że właściciele firm mogą w razie potrzeby zmienić wygląd biura. Na przykład właściciel firmy może założyć call center z określonym typem stacji roboczej. W ciągu kilku miesięcy firma rozrosła się i pojawiła się potrzeba dodania stacji roboczych do środowiska biurowego. Zamiast pracować na istniejących stanowiskach, wynajęte meble są po prostu zwracane, a właściciel wybiera inny projekt lub konfigurację stanowisk pracy, które lepiej pasują do obecnej sytuacji firmy.
Oprócz zalet leasingu mebli biurowych istnieją również potencjalne wady. Ceny wykupu mebli wydzierżawionych mogą czasami być zbyt wysokie. Oznacza to, że jeśli właściciele firm ostatecznie uznają, że meble są idealne na dłuższą metę, ostateczny wynik może być znaczący. Należy również zachować ostrożność podczas leasingu mebli biurowych, ponieważ niektóre firmy leasingowe i wynajmujące oferują meble, które nie są przeznaczone na okres dłuższy niż kilka lat.
Należy również dokładnie przeanalizować warunki umowy najmu, ponieważ mogą zostać naliczone kary lub inne opłaty za szkody wykraczające poza normalne zużycie lub specjalne opłaty, które mają zastosowanie, jeśli meble zostaną zwrócone w określonym czasie po dostawie. Leasingując meble biurowe, zawsze poświęć czas na określenie jakości umeblowania i upewnij się, że warunki umowy leasingu są sprawiedliwe. Pomoże to zminimalizować potencjalne problemy w późniejszej relacji z agentem leasingowym.