Oświadczenie o dystrybucji jest dołączone do oficjalnych dokumentów, aby wskazać minimalny poziom bezpieczeństwa wymagany do jego przeczytania. Chociaż większość ludzi zakłada, że oświadczenie o dystrybucji można znaleźć tylko w dokumentach wojskowych lub rządowych, tak nie jest. Z tych stwierdzeń korzysta również wiele organizacji prywatnych, zwłaszcza dużych firm, banków i firm badawczych. Chociaż istnieje wiele różnych metod zabezpieczania informacji, większość systemów opiera się na pięciopoziomowym amerykańskim systemie wojskowym, czteropoziomowym systemie biznesowym lub czteropoziomowym systemie międzyorganizacyjnym.
Oświadczenie o dystrybucji jest na ogół bardzo widoczne w dokumencie. Jeśli istnieje strona tytułowa, często zdarza się, że oświadczenie jest drukowane zarówno u góry, jak iu dołu strony. Wewnątrz dokumentu oświadczenie o dystrybucji znajduje się zazwyczaj na górze pierwszej strony, wśród informacji nagłówka. Te eksponowane stanowiska zapewniają właścicielom, że każdy, kto przeczyta dokument, będzie miał odpowiednie upoważnienie lub celowo zignoruje oświadczenie.
Jednym z najbardziej znanych typów oświadczeń dystrybucyjnych jest pięciopoziomowy używany przez wojsko amerykańskie, a także wiele innych zachodnich grup wojskowych. Najwyższy poziom to ściśle tajne, co oznacza, że tylko osoby z najwyższym poziomem upoważnienia są w stanie przeczytać dokument. Następnie schodzi w dół przez poziomy bezpieczeństwa: Tajny, Poufny, Zastrzeżony i Wrażliwy, ale niesklasyfikowany. Ostatni poziom jest niesklasyfikowany i jest dostępny dla każdego.
Wiele firm korzysta z podobnego systemu wyciągów z dystrybucji. Podstawowy system ma Poufne na najwyższym poziomie, a następnie Prywatne, Wrażliwe i Publiczne. W wielu przypadkach system ten jest znacznie bardziej zrelaksowany niż wersja rządowa. Z drugiej strony, gdy firma intensywnie współpracuje z rządem lub wojskiem, nierzadko stosuje się podobny system bezpieczeństwa. Jest to szczególnie powszechne, gdy pracownicy firmy posiadają państwowe poświadczenie bezpieczeństwa w ramach swojej normalnej pracy.
Ostatni powszechny system jest najlepiej znany jako ochrona sygnalizacji świetlnej. Ten system działa na zasadzie, że większość ludzi ma zakorzeniony punkt widzenia na pewne kolory. W tym systemie czerwone dokumenty są dostępne tylko na najwyższym poziomie. Żółty ma szerszą publiczność, a zielone dokumenty są dostępne dla każdego w organizacji. Ostatni kolor, biały, jest dostępny dla publiczności.
Ten system jest powszechny, gdy różne organizacje współpracują ze sobą nad projektem. Zamiast próbować zintegrować dwa różne systemy bezpieczeństwa, zamiast tego używana jest opcja sygnalizacji świetlnej. Ten system działa również dobrze, gdy współpracujące organizacje nie mówią tym samym językiem, ponieważ pisemne oświadczenie o dystrybucji może zostać błędnie zinterpretowane. Jedynym ograniczeniem jest postrzeganie poszczególnych kolorów przez poszczególne kraje.