Schemat blokowy wizualnie przedstawia proces lub etapy projektu. Często stosowany w biznesie, stanowi wspólny punkt odniesienia dla osób zaangażowanych w projekt lub procedurę. Jest to również pomocny punkt odniesienia przy wyszukiwaniu błędów w procesie lub projekcie.
Firmy mogą używać oddzielnych schematów blokowych do przedstawiania rzeczywistych i najlepszych procesów, a następnie porównywać je w celu usprawnienia procesów. Wykres to również skuteczna metoda szkolenia pracowników z nowego procesu. Często używa się go w celu ułatwienia uzgodnienia etapów projektu lub procesu. Typowe korzyści z wykresów przepływu to lepsze zrozumienie procesu, poprawa jakości i lepsze zrozumienie relacji między klientami a dostawcami.
Współczesny schemat blokowy wiąże się z wczesnymi przedstawieniami logiki programów komputerowych; jednak może być używany w dowolnym celu, nie tylko w procesach biznesowych. Wykres może przedstawiać instrukcje montażu produktu konsumenckiego, oś czasu organizacji zbiórki funduszy lub wskazówki dojazdu z jednego miejsca do drugiego. Oprogramowanie aplikacyjne może wykorzystywać taki schemat zadań w swojej dokumentacji użytkownika.
Schemat blokowy zawiera punkty początkowe i końcowe, z danymi wejściowymi, wyjściowymi, możliwymi ścieżkami i decyzjami po drodze. Większość używa podstawowych symboli; kroki początkowe i końcowe są zwykle owalne lub zaokrąglone prostokąty. Prostokąt reprezentuje krok w procesie, a kształt rombu wskazuje decyzję. Strzałki wychodzące z rombu decyzyjnego mają odpowiadające trasy tak/prawda lub nie/fałsz.
Kółka przedstawiają operacje, a strzałka oznacza transport. Trójkąt oznacza przechowywanie, a kwadrat oznacza kontrolę lub pomiar. Inne kształty symbolizują dane wejściowe i wyjściowe, dokumenty jedno- i wielostronicowe, operacje ręczne, opóźnienia i złącza następnej strony. Symbole zawierają tekst identyfikacyjny.
Aby wskazać wspólny proces, schemat blokowy połączy dwa lub więcej symboli. Strzałki między symbolami przedstawiają przepływ kroków. W uproszczonym można użyć strzałek tylko do pokazania przebiegu akcji. Nie wszystkie wykresy używają symboli; niektórzy używają grafiki, aby wskazać produkt lub proces.
Projektując schemat blokowy, osoba powinna w pierwszej kolejności zebrać informacje o przebiegu istniejącego lub przewidywanego procesu. Następnie może stworzyć wykres procesu próbnego, używając najprostszych możliwych symboli. Inne osoby powinny zostać poproszone o szukanie wad i wprowadzenie niezbędnych zmian. Opracowując schemat blokowy, osoby powinny mieć pewność, że jasno określą jego granice. Wiele podstawowych programów biurowych zawiera funkcje do tworzenia tych wykresów, a istnieją również specjalistyczne programy przeznaczone tylko do tego procesu.