Firmy wystawiają czeki płacowe jako rzeczywistą płatność lub wynagrodzenie netto, które pracownik otrzymał od pracodawcy po zakończeniu okresu rozliczeniowego pracy. Czek płacowy to instrument finansowy, który pozwala na pobranie środków wypisanych na czeku z konta bankowego pracodawcy i zaksięgowanie ich na rzecz pracowników.
Czeki płacowe mogą przybierać różne formy; czek fizyczny, elektroniczny transfer środków, elektroniczny rachunek płacowy lub gotówka. Amerykańskie prawo pracy zabrania płacenia pracownikom wykorzystującym towary lub inne materiały.
Kwota czeku płacowego jest również nazywana płatnością netto. Kwota ta jest równa sumie wynagrodzenia lub wynagrodzenia brutto na podstawie liczby przepracowanych godzin pomnożonej przez stawkę godzinową za dany okres lub rocznego wynagrodzenia podzielonej przez liczbę okresów rozliczeniowych w roku. Z wynagrodzenia brutto potrącane są w imieniu rządu federalnego i stanowego świadczenia ustawodawcze, takie jak podatek dochodowy, FICA, SS, podatek zdrowotny i ubezpieczenie na wypadek bezrobocia. Wszelkie dodatkowe świadczenia, które podlegają potrąceniom, są pobierane z wynagrodzenia brutto w każdym okresie. Pozostała kwota to wynagrodzenie netto lub czek płacowy.
Prawo pracy stanowi, że pracownicy mogą otrzymywać wynagrodzenie tylko w ustalonym okresie rozliczeniowym. Dostępne opcje to: codziennie, co tydzień, co dwa tygodnie, co dwa tygodnie lub co miesiąc. Czeki płacowe muszą być wydawane pracownikom za pracę wykonaną w okresie rozliczeniowym w określonym czasie od zakończenia okresu rozliczeniowego.
Czeki płacowe muszą być podpisane przez należycie upoważnionego dyrektora firmy. W przypadku bankructwa firmy czeki płacowe są chronione i muszą zostać wypłacone przed zbadaniem wszelkich wniosków innych wierzycieli.
Fizyczne czeki płacowe stają się nieaktualne po 6 miesiącach od daty na czeku. Jeżeli czek nie zostanie przedstawiony instytucji finansowej w celu realizacji w tym okresie, czek traci ważność. Należy zażądać i wystawić czek zastępczy na wartość nominalną oryginalnego czeku.
Pracodawcy wystawiający czeki płacowe mają obowiązek udzielania porad dotyczących płatności przy każdej wypłacie. Zawiadomienie o płatności musi potwierdzać wypłatę brutto, wszystkie potrącenia i nazwę świadczenia, na które przeznaczone są fundusze, wynagrodzenie netto i okres rozliczeniowy. Porada musi być dołączona do wszystkich wypłat, nawet jeśli kwota jest taka sama w wielu okresach.
Całkowita kwota potrąceń rządowych musi być podsumowana na koniec każdego roku kalendarzowego, a deklaracja podatkowa wydana każdemu pracownikowi do końca lutego następnego roku kalendarzowego. Dokładny formularz używany do zgłaszania informacji płacowych różni się w zależności od rodzaju dochodu, stanu i siedmiu innych czynników.
Wszystkie kwoty potrącone z czeków płacowych muszą zostać przekazane do odpowiedniej agencji w określonym czasie. Każdy przekaz musi zawierać kwotę potrącenia pracownika, imię i nazwisko pracownika, okres wypłaty i nazwy pracodawcy. Potrącenia stanowe i federalne mają określone terminy przelewów, a opłaty karne są naliczane, gdy pracodawcy spóźniają się z ich złożeniem wniosku. Każdy pracodawca, który potrąca środki z kontroli wynagrodzeń pracowników i nie przekazuje ich, podlega postępowaniu karnemu.