Zadania administratora projektów są powszechne w branży informatycznej (IT), budowlanej, księgowej i finansowej. Te miejsca pracy można znaleźć również w branżach produkcyjnych i usługowych, takich jak opieka zdrowotna. Administratorzy projektów zwykle podlegają kierownikom projektów i odpowiadają za pomoc w realizacji celów projektu. Wiele stanowisk administratora projektów wymaga zarówno wiedzy branżowej, jak i umiejętności efektywnej koordynacji i alokacji zasobów.
Administrator projektów informatycznych pracuje nad rozwojem i wdrażaniem nowych lub istniejących systemów informatycznych. Projekty te mogą obejmować oprogramowanie, telekomunikację lub systemy sieciowe. Organizuje i ułatwia planowanie sesji, sporządza raporty, monitoruje cele projektów i pomaga w rozwiązywaniu problemów. Administrator projektu IT pomaga zapewnić, że każdy kamień milowy ukończenia projektu zostanie osiągnięty na czas iw ramach budżetu. Do tej pracy zwykle potrzebny jest stopień naukowy lub wykształcenie informatyczne.
Administrator projektu w budownictwie pracuje za kulisami, aby zapewnić ukończenie projektu budowlanego. Zdarza się, że kierownik budowy odwiedza plac budowy; ale nie ponosi odpowiedzialności za codzienne czynności na placu budowy. Administrator projektu budowlanego pracuje głównie w biurze, zarządzając ofertami i umowami z podwykonawcami, śledząc kosztorysy i obsługując faktury.
Praca administratora projektów w księgowości i finansach zwykle wymaga dyplomu z rachunkowości lub finansów lub przynajmniej znajomości praktyk księgowych. Administrator projektu w finansach i rachunkowości przedsiębiorstw przygotowuje raporty dotyczące budżetów. Może koordynować zaopatrzenie i zamówienia zakupu, a także dbać o to, aby fakturowanie klientów przebiegało sprawnie. Na podstawie swoich ustaleń administrator projektu w księgowości lub finansach biznesowych przedstawia rekomendacje budżetowe dla menedżerów i innych pracowników.
W branży opieki zdrowotnej w szpitalach, firmach farmaceutycznych i towarzystwach ubezpieczeń zdrowotnych istnieje wiele różnych stanowisk administratora projektów. Na przykład administrator projektu klinicznego może pomóc w nadzorowaniu rozwoju nowych leków. Może być odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji klinicznej oraz przygotowywanie dokumentów do badań klinicznych i audytów.
Często administratorzy projektów mają podobne obowiązki zawodowe jak asystenci administracyjni na poziomie wykonawczym. Różnica między tymi dwoma zadaniami polega na tym, że administratorzy projektów koncentrują się na ukończeniu dużego projektu. Ponadto na stanowisku administratora projektów często konieczne jest posiadanie tytułu licencjata w biznesie lub certyfikatu z zarządzania projektami.
Administrator projektu powinien być zorientowany na szczegóły i potrafić przewidywać problemy i problemy. Skuteczny administrator projektu ma możliwość koordynowania wielu zadań i analizowania problemów w celu tworzenia kreatywnych rozwiązań. Jest on wykwalifikowany w pracy jako członek zespołu w celu usprawnienia operacji i musi ściśle współpracować z kierownikiem projektu, aby zagwarantować osiągnięcie celów czasowych, budżetowych i jakościowych.