W społeczności biznesowej dostępnych jest wiele różnych rodzajów stanowisk administratora zasobów ludzkich. Niektóre prace mają charakter ogólny, ale wiele jest wyspecjalizowanych. Przykładem specjalistycznej pracy administratora zasobów ludzkich jest taka, która wymaga od menedżera doświadczenia w administrowaniu listami płac. Zazwyczaj firmy wolą zatrudniać administratorów, którzy mają doświadczenie w swojej dziedzinie. Na przykład duża uczelnia może preferować zatrudnić kandydata, który ma doświadczenie w instytucji szkolnictwa wyższego.
Często zadania administratora zasobów ludzkich mają różne nazwy, ale mają te same obowiązki. Jedna firma może mieć stanowisko asystenta wiceprezesa ds. administracji zasobów ludzkich, a inna może mieć stanowisko administratora zasobów ludzkich i koordynatora operacyjnego, mimo że mogą mieć podobne obowiązki. Firma może odnosić się do administratora zasobów ludzkich jako prezesa lub wiceprezesa ds. zasobów ludzkich, kierownika ds. zasobów ludzkich, a nawet generalnego specjalisty ds. zasobów ludzkich.
W większych korporacjach dział zasobów ludzkich często ma kilka poddziałów. Często każdy z tych pododdziałów ma swojego kierownika, który podlega przełożonemu, np. prezesowi kadr. Przykładami takich zadań administratora zasobów ludzkich są administrator wynagrodzeń i świadczeń, administrator płac i zasobów ludzkich oraz kierownik przychodni i zasobów ludzkich. Ogólnie rzecz biorąc, większe firmy wybierają kandydatów, którzy mają wiele stopni naukowych na te stanowiska.
Zazwyczaj mniejsze firmy oczekują, że osoby na stanowiskach administratora zasobów ludzkich będą wykonywać więcej niż jedną pracę. Z reguły w wielu z tych przedsiębiorstw kierownik ds. zasobów ludzkich często pełni również rolę kierownika biura. Inne podwójne stanowiska mogą obejmować kierownika ISO, kierownika ds. płac/zasiłków lub specjalistę ds. personelu. Inne stanowiska, które firmy mogą dodać do obowiązków kierownika ds. zasobów ludzkich, to analityk audytowy i kontroler zarządzania ryzykiem, asystent ds. zasobów ludzkich i specjalista ds. Relacji z pracownikami.
Większość stanowisk administratora zasobów ludzkich wymaga od osoby dodatkowego przeszkolenia. Czasami to szkolenie to tylko kilka tygodni zajęć lub kilka warsztatów lub seminariów. Inne prace mogą wymagać wykształcenia. Administratorzy zasobów ludzkich zwykle monitorują i piszą polityki dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. Firmy często mianują ich kierownikami ds. BHP.
Wymagane wykształcenie na stanowiskach administratora zasobów ludzkich zależy od wymagań każdego stanowiska i polityki każdej firmy. Niektóre stanowiska na poziomie podstawowym, w tym asystent kierownika ds. zasobów ludzkich, wymagają jedynie dyplomu ukończenia szkoły średniej, GED lub równoważnego. Inne prace wymagają wyższego wykształcenia, na przykład dwu- do czteroletniego dyplomu ukończenia studiów wyższych. Wiele firm woli zatrudniać doświadczonych specjalistów ds. zasobów ludzkich, ale niektóre mniejsze firmy oferują zatrudnienie niedoświadczonym pracownikom, jeśli mają odpowiednie przeszkolenie.
Niektóre osoby z wykształceniem w zakresie zasobów ludzkich pracują w firmach konsultingowych i świadczą swoje usługi kilku firmom. Dzięki outsourcingowi działu kadr właściciele i menedżerowie zazwyczaj oszczędzają pieniądze. Jedną z wad outsourcingu tego działu jest to, że pracownicy zwykle nie mogą znaleźć szybkich rozwiązań swoich problemów.
W Stanach Zjednoczonych stanowiska administratora zasobów ludzkich często wymagają od administratora podwójnego pełnienia funkcji urzędnika ds. akcji afirmatywnej/równych szans zatrudnienia (AA/EEO). Menedżerowie ds. zasobów ludzkich w Kanadzie muszą dokładnie zrozumieć Ustawę o Standardach Zatrudnienia (ESA). Ogólnie rzecz biorąc, każdy kraj ma zasady i przepisy dotyczące zatrudnienia, które regulują działy zasobów ludzkich.