Ένας διαπραγματευτής συμβάσεων εργάζεται για να επιτύχει συμφωνία μεταξύ όλων των μερών σε μια σύμβαση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τιμή ή κόστος διαπραγμάτευσης, εάν τέτοιοι παράγοντες αποτελούν μέρος της διαπραγμάτευσης. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει όρους όπως χρονοδιαγράμματα παράδοσης, διαμεσολάβηση και δυνατότητα διαχωρισμού. Ένας διαπραγματευτής συμβάσεων μπορεί να είναι ένα ουδέτερο μέρος του οποίου ο μόνος στόχος είναι να επιτύχει συναίνεση. Μπορεί επίσης να εκπροσωπεί συγκεκριμένα ένα ή περισσότερα από τα μέρη και να ενδιαφέρεται κυρίως για τη διαπραγμάτευση της σύμβασης υπέρ τους.
Οι εταιρείες που επεξεργάζονται πολλές συμβάσεις ενδέχεται να έχουν διαπραγματευτές εσωτερικών συμβάσεων. Άλλες εταιρείες ενδέχεται να προσλάβουν επαγγελματίες. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτοί οι διαπραγματευτές είναι δικηγόροι ή έχουν ορισμένη νομική κατάρτιση ή εμπειρία. Ορισμένοι ρυθμιστικοί φορείς προσφέρουν πιστοποιητικά και πιστοποιήσεις σε διαπραγμάτευση.
Όταν ένας διαπραγματευτής συμβάσεων δεν εκπροσωπεί ένα ή περισσότερα συγκεκριμένα μέρη, θα πρέπει να είναι ουδέτερος. Αυτό επιτρέπει μια δίκαιη αναθεώρηση των όρων και παρέχει την ευκαιρία να προτείνουμε συμβιβασμούς που λειτουργούν για όλα τα μέρη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, απαιτείται τέτοια ουδετερότητα και η παραβίαση του κανόνα ουδετερότητας, συνήθως με τη μορφή χρηματικής πληρωμής ή άλλης ανταμοιβής από ένα μέρος, μπορεί να τιμωρείται από το νόμο.
Σε πολλές περιπτώσεις, ωστόσο, ένα συγκεκριμένο μέρος απασχολεί τον διαπραγματευτή συμβάσεων. Η δουλειά του / της είναι να προστατεύσει τα συμφέροντα αυτού του μέρους «κερδίζοντας» όσο το δυνατόν περισσότερα από τα σημεία διαπραγμάτευσης. Αυτά τα σημεία μπορεί να κυμαίνονται από την επίτευξη ολόκληρων όρων της σύμβασης έως την τροποποίηση της διατύπωσης έως την αλλαγή του χρονοδιαγράμματος του μισθού ή των παραδοτέων.
Τα μέρη σε μια σύμβαση συχνά ταξινομούν τα σημεία διαπραγμάτευσης κατά σημασία και ο διαπραγματευτής της σύμβασης πρέπει να καταλάβει ποια σημεία είναι κρίσιμα και ποια μπορεί να περιλαμβάνουν συμβιβασμό. Συχνά, ένας διαπραγματευτής συμβάσεων θυσιάζει έναν ή περισσότερους πόντους «ωραίο να έχεις» για να κερδίσει ένα σημείο «ανάγκη να έχεις». Για παράδειγμα, ένας αγοραστής μπορεί να προτιμά μειωμένο κόστος, μεγαλύτερους όρους πληρωμής και γρηγορότερο χρονοδιάγραμμα, αλλά ο πιο κρίσιμος παράγοντας μπορεί να είναι το χρονοδιάγραμμα λόγω άλλων δεσμεύσεων. Ο διαπραγματευτής μπορεί να ζητήσει και τα τρία σημεία, αλλά συμφωνεί να αφήσει το κόστος και τους όρους πληρωμής να ανταλλάξουν το μειωμένο χρονοδιάγραμμα.
Μεγάλο μέρος του χρόνου διαπραγματευτή συμβολαίου αφιερώνεται σε συναντήσεις. Αυτές μπορεί να είναι ιδιωτικές συναντήσεις με τον πελάτη του ή πολυκομματικές συναντήσεις στις οποίες εκπροσωπεί έναν πελάτη. Μπορεί επίσης να παρακολουθήσει πολυκομματικές συνεδρίες διαπραγμάτευσης με τον πελάτη.
Επιπλέον, ο διαπραγματευτής αφιερώνει ορισμένο χρόνο στην τεκμηρίωση συμφωνιών και παραχωρήσεων. Αυτό μπορεί να συμβεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορεί επίσης να περιλαμβάνει φυσική αλληλογραφία. Η τεκμηρίωση μιας συμφωνίας είναι εξαιρετικά σημαντική σε περίπτωση διαφωνιών σε περαιτέρω συνεδριάσεις, επομένως οι διαπραγματευτές καταγράφουν γενικά πολύ συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τυχόν συζητήσεις, καθώς και ώρες και ημερομηνίες.